Debiteurenbeheer is het beheer van jouw debiteuren. De mensen en bedrijven die jouw facturen moeten betalen. Het beheer van je debiteuren begint al vóór je een overeenkomst aangaat met je klant en eindigt pas wanneer de betaling binnen is. De definitie van debiteurenbeheer is de volgende:
Debiteurenbeheer definitie: ‘alle activiteiten die een onderneming uitvoert om ervoor te zorgen dat klanten hun openstaande rekeningen betalen.’
Ik wil aan de slag met mijn debiteurenbeheer
Wat is goed debiteurenbeheer?
Een goede administratie is van groot belang voor een bedrijf. Hiermee kan namelijk voorkomen worden dat klanten niet of niet op tijd hun facturen betalen. Goed debiteurenbeheer komt dan ook op het volgende neer: ‘ervoor zorgen dat klanten jouw facturen zo snel mogelijk en volledig betalen.’
Wanneer jouw administratie niet op orde is, kan dit in het ergste geval resulteren in een faillissement van jouw bedrijf. Om dit te voorkomen is goed debiteurenbeheer dus van essentieel belang. Zo kun je bij een afgesproken betaaltermijn van 14 dagen niet pas na een maand eens gaan kijken of een factuur daadwerkelijk betaald is.
Ook de stappen die ondernomen moeten worden om ervoor te zorgen dat een factuur alsnog betaald gaat worden, vallen allemaal onder debiteurenbeheer. Het beste kun je een vaste timing in dit proces aanhouden.
Vaste timing
Om jouw debiteuren zo goed mogelijk op te volgen, kun je een vaste timing aanhouden. Bij debiteuren365.nl hanteren we als basis de volgende workflow. Dit is op basis van een betaaltermijn van 14 dagen. Uiteraard kun je deze geheel naar eigen wens aanpassen.
- Betaalherinnering: 15 dagen na factuurdatum
- Telefonische herinnering: 21 dagen na factuurdatum
- Aanmaning: 30 dagen na factuurdatum
- Laatste telefonische poging: 44 dagen na factuurdatum
Tips voor goed debiteurenbeheer
- Houd jouw debiteurenadministratie goed bij
- Check je klanten vooraf
- Maak vooraf duidelijke afspraken over de betalingstermijn
- Factureer snel
- Stuur direct na het verstrijken van de betalingstermijn een betalingsherinnering
- Neem telefonisch contact op met de klant en stuur een aanmaning indien de betaling uitblijft
- Geef de vordering uit handen
Debiteurenbeheer automatiseren
Debitan biedt verschillende softwarepakketten waarmee jij het beheer van jouw debiteuren kunt automatiseren. Dit houdt in dat jouw debiteuren automatisch worden opgevolgd na verzending van de factuur.
Je hebt hierbij de keuze uit verschillende pakketten. Tevens kun je bij Debitan terecht voor aanvullende modules waarmee we jouw debiteurenadministratie helemaal op maat kunnen maken. Daarnaast heb je de keuze om jouw administratie in eigen beheer te houden of deze geheel uit te besteden.
Debiteurenbeheer uitbesteden of zelf doen?
Of jij jouw debiteurenadministratie moet uitbesteden of zelf moet doen is afhankelijk van meerdere factoren. Zo hangt het onder andere af van de hoeveelheid debiteuren die je hebt.
Over het algemeen geldt dat kleine bedrijven hun debiteurenbeheer zelf kunnen doen. Voor (middel)grote bedrijven geldt dat zij het beter kunnen uitbesteden.