Privacybeleid

Het onderstaande privacybeleid is van toepassing op alle sitebezoeken, transacties en overeenkomsten met Debitan B.V. gevestigd in Hoorn aan de Geldelozeweg 33, 1625 NW.

1. Begripsbepaling

In deze privacyverklaring worden de volgende begrippen gebruikt.

AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming

Persoonsgegevens: Gegevens die direct of indirect iets over je zeggen. Bijvoorbeeld je naam en adres maar ook financiële gegevens.

Verwerken: Alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook opslaan, gebruiken en verwijderen van jouw gegevens uit onze administratie.

Opdrachtgevers: Organisaties die met ons een (incasso)overeenkomst hebben gesloten.

Debiteuren: De opdrachtgevers/klanten van onze Opdrachtgevers.

(Incasso)overeenkomst: De overeenkomst tussen ons en onze Opdrachtgevers waarin is bepaald onder welke voorwaarden wij (incasso)diensten verrichten.

Vorderingen: Vorderingen van Opdrachtgevers op haar Debiteuren uit hoofde van de door Opdrachtgevers geleverde producten en/of diensten.

Verwerkingsverantwoordelijke:  Degene die het doel en de middelen voor het verwerken van persoonsgegevens vaststelt in de zin van de AVG. Degene die feitelijk bepaalt wat er met de gegevens gebeurt.

Betrokkenen: Natuurlijke personen, zijnde Opdrachtgevers of Debiteuren waarvan wij gegevens verwerken.

2. Wie is verantwoordelijke voor de verwerking van Persoonsgegevens?

Debitan B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van Persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Debitan B.V. is tevens handelende onder de naam DBO Incasso, DBO Finance en Juridisch365.

Bezoek- en postadres
Geldelozeweg 33
1625 NW Hoorn

3. Van wie verwerkt Debitan Persoonsgegevens?

Wij verwerken de Persoonsgegevens van:

– Debiteuren;

– (Potentiele) Opdrachtgevers

Als jouw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers aan ons doorgeeft, ben je verplicht de medewerkers hierover te informeren. Je kunt deze privacyverklaring aan hen geven. De medewerkers kunnen dan zien hoe wij met hun Persoonsgegevens omgaan.

4. Van wie ontvangt Debitan Persoonsgegevens?

Wij ontvangen Persoonsgegevens van:

– Debiteuren;

– (Potentiele) Opdrachtgevers in het kader van de (Incasso)Overeenkomst;

– Openbare bronnen en externe dienstverleners zoals deurwaarders, advocaten en andere incassopartners.

Voor zover onze Opdrachtgever zelf de doelen en de middelen van de gegevensverwerking van de persoonsgegevens van haar relatie vaststelt, is onze Opdrachtgever zelf de Verwerkingsverantwoordelijke van die persoonsgegevens. Indien dit schriftelijk is overeengekomen, zal Debitan B.V. deze persoonsgegevens in opdracht van haar opdrachtgever als “verwerker” verwerken.

Ook als verwerker zal Debitan B.V. naar beste vermogen zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

5. Welke Persoonsgegevens verwerkt Debitan?

Wij verwerken de na volgende categorieën van persoonsgegevens:

Debiteuren

– NAW-gegevens;

– Geboortedata en geslacht;

– Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;

– Gegevens omtrent te leveren / geleverde producten of te verstrekken of verstrekte dienstverlening; – Factuurbedragen;

– Gegevens omtrent betaalgedrag;

– Bankrekeningnummers;

– E-mailadressen en de inhoud van e-mails;

– Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

(Potentiele) Opdrachtgevers

– NAW-gegevens;

– Geboortedata en geslacht;

– Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;

– Bankrekeningnummers;

– Financiele gegevens;

– E-mailadressen en de inhoud van e-mails;

– Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

6. Verwerkt Debitan ook bijzondere persoonsgegevens?

Debitan verwerkt alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als jij ons dat vraagt.

7. Waarom heeft Debitan persoonsgegevens nodig?

Wij verwerken Persoonsgegevens voorzover deze noodzakelijk zijn en samenhangen met onze dienstverlening. Wij verwerken persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

Credit Management

Wat houdt dit doel in? De dienstverlening van Debitan is er op gericht ervoor te zorgen dat de uitstaande facturen van haar Opdrachtgevers zo snel als mogelijk betaald worden. Debitan zorgt voor effectief credit management door een synergie tussen preventie en incasso, bestaande uit onder meer:

Het controleren van de juistheid van de door Opdrachtgevers aangeleverde documenten;
Het versturen van herinneringen, aanmaningen en sommaties aan Debiteuren om vorderingen te incasseren;
Het adviseren van Opdrachtgevers over het nemen van verdere (gerechtelijke) stappen;
Het opstellen van processtukken om vorderingen te incasseren;
Het verwerken van retourinformatie van Debiteuren ten behoeve van een correcte en volledige behandeling;
Het afrekenen van de vorderingen aan Opdrachtgevers.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?

Van (Potentiële) Opdrachtgevers:
NAW-gegevens;
Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
Bankrekeningnummers;
Financiële gegevens;
E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

Van Debiteuren :

NAW-gegevens;
Geboortedata en geslacht;
Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
Gegevens omtrent te leveren / geleverde producten of te verstrekken of verstrekte dienstverlening;
Factuurbedragen;
Gegevens omtrent betaalgedrag;
Bankrekeningnummers;
E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

Gegevens omtrent betaalgedrag

Wat houdt dit doel in?
In het kader van onze incassodienstverlening voeren wij, met behulp van derden, creditchecks uit op Debiteuren. Onder andere aan de hand van de resultaten van deze credit-checks besluiten wij of er wel of geen betalingsregeling wordt gesloten, dan wel of er wel of geen gerechtelijke procedure wordt opgestart.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?

Van Debiteuren :

NAW-gegevens;
Geboortedata en geslacht;
Factuurbedragen.

Verificatie van de Debiteur bij verzoek om inzage, verwijdering, verbetering, aanvulling, of afscherming van persoonsgegevens

Wat houdt dit doel in?

Indien een Debiteur inzage in, of verwijdering, verbetering, aanvulling, of afscherming van zijn/haar persoonsgegevens wenst, controleren wij aan de hand van een kopie van een paspoort of identiteitsbewijs of het verzoek daadwerkelijk door de Debiteur in kwestie is gedaan. Zodra de identiteit van Debiteur is geverifieerd, wordt de kopie van zijn/haar paspoort of identiteitsbewijs vernietigd.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?

Kopie paspoorten of identiteitsbewijzen (met doorhaling BSN en pasfoto).

Verificatie van de (Potentiële) Opdrachtgever bij het aangaan van de (Incasso)overeenkomst

Wat houdt dit doel in?

Indien een (Incasso)overeenkomst met Opdrachtgever wordt gesloten, controleren wij of de deze door degene die daartoe bevoegd is, is ondertekend.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?

NAW-gegevens;
Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel

Het verbeteren en waarborgen van de kwaliteit van onze dienstverlening

Wat houdt dit doel in?

Om je goed van dienst te blijven zijn, werken wij voortdurend aan de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?

NAW-gegevens;
E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.
Aankoopgeschiedenis

Voor promotie- en marketingdoeleinden

Wat houdt dit doel in? Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuw product dat mogelijk interessant voor je is. Of om beter op jouw wensen te kunnen inspelen.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor?

NAW-gegevens;
E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.
Aankoopgeschiedenis

Wil je niet benaderd worden voor commerciële doeleinden dan kun je dit aangeven door een e-mail te sturen naar info@debitan.nl.

Voor archiefdoeleinden

Wij archiveren niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat zij alleen nog maar bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt.

Willen wij jouw persoonsgegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren, dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat.

8. Op welke rechtsgrond verwerkt Debitan persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens met name omdat die verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de (incasso)overeenkomst en de overeenkomst tussen opdrachtgever en debiteur. Ook verwerken wij persoonsgegevens omdat die verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Debitan.

9. Aan wie verstrekt Debitan persoonsgegevens?

Soms schakelen wij derden in die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter uitvoering van de (incasso)opdracht (denk aan: advocaten, deurwaarders en anders incasso-partners) of voor promotie- en marketing doeleinden. Aan een derde wordt de opdracht slechts verstrekt indien zij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft getroffen en geheimhouding van jouw persoonsgegevens garandeert.

10. Hoe lang bewaart Debitan persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. De verwerking duurt voort zoals als noodzakelijk is voor het innen van de vordering en het afhandelen van eventuele geschillen met betrekking tot vorderingen dan wel zoveel langer als nodig is gelet op een wettelijke bewaarplicht. Na afloop van de voornoemde termijn kunnen de persoonsgegevens voor onbepaalde tijd worden gearchiveerd te behoeve van geschillenbeslechting, statisch of historisch onderzoek of archiefbeheer. De wettelijke bewaartermijn voor het bewaren van een debiteurenadministratie is 7 jaar.

11. Hoe beveiligt Debitan persoonsgegevens?

Debitan heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Binnen Debitan kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

12. Kan ik zien welke persoonsgegevens Debitan van mij verwerkt?

Ja, je hebt – met redelijke tussenpozen – recht op inzage. Je kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over je zijn verwerkt via info@debitan.nl.

Mochten de gegevens niet kloppen of vind je het niet nodig dat ze zijn verwerkt, dan kun je een verzoek indienen tot wijziging, aanvulling of verwijdering via info@debitan.nl. Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je eveneens indienen via voormeld e-mailadres. Wij zullen je dan spoedig van een reactie voorzien.

Om je identiteit vast te kunnen stellen, verzoeken wij je verzoek te voorzien van een deugdelijke kopie van je paspoort of identiteitsbewijs. Wij verzoeken je je BSN en pasfoto af te schermen. Voor zover je dat niet zelf doet, zullen wij dat doen.

13. Kan Debitan dit Privacy Statement wijzigingen?

Debitan behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement, vanwege nieuwe ontwikkelingen. Het verdient daarom aanbeveling dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen. Dit Privacy Statement is voor het laatst bijgewerkt in 2023.