De debiteurenadministratie is een andere naam voor klantenadministratie. Een debiteur is een relatie waarvan je geld tegoed hebt. Je debiteur heeft iets van je gekocht of een dienst afgenomen en daarvoor moet hij jou betalen. Een debiteur kan een persoon zijn, maar ook een bedrijf.
Je debiteurenadministratie onder controle
In de boekhoudingen staan debiteuren aan de kant van de bezittingen. De activa. Het geld dat je moet ontvangen van debiteuren is natuurlijk nog geen bezitting, maar je gaat er vanuit dat het eraan komt. Twijfel je eraan of de factuur nog wel betaald gaat worden? Dan wordt het een ander verhaal. Wil de debiteur niet betalen of kan hij je niet betalen? Ongeacht wat de reden is; op jouw balans is hij nu een dubieuze debiteur. Wanneer het zeker is dat de factuur niet betaald zal worden, dan is het een verliespost voor je bedrijf geworden.
Het belang van debiteurenadministratie
Het is belangrijk om je debiteurenadministratie goed bij te houden. Door goed debiteurenbeheer voorkom je dat je er na maanden achterkomt dat je nog geld tegoed hebt van een bedrijf dat misschien niet eens meer bestaat. Of dat er achteraf discussie ontstaat over de rechtmatigheid van een factuur. Besteed dus genoeg tijd aan je debiteurenadministratie of besteed hem uit. Het levert je geld op en bespaart je veel financiële stress. In een geordende debiteurenadministratie kun je precies zien wie er nog moet betalen, hoe lang facturen open staan en wanneer je actie moet ondernemen. Zo kun je herinneringen of aanmaningen versturen of debiteuren nabellen. Door op tijd te reageren, voorkom je dat je debiteuren jou vergeten en dat je sneller je geld krijgt.
Wat als de debiteur niet betaalt?
En wat als de debiteur echt niet betaalt? Wanneer jij aan alle leveringsvoorwaarden hebt voldaan, heb je recht op betaling. Als het goed is is de debiteur op de hoogte van jouw betalingsvoorwaarden. Daar moet hij zich aan houden. Mocht hij zich niets aantrekken van herinneringen en aanmaningen, dan kun jij een incassobureau inschakelen. Dat kost jou geld, maar dit kun je doorbelasten aan je debiteur. Maar let wel: de gang naar een incassobureau komt de relatie met je debiteur meestal niet ten goede.
Debiteurenadministratie via Debitan
Debitan heeft een online debiteuren management systeem ontwikkeld dat jou helpt met het structureren en verkorten van de order to cash cyclus. Met minder kosten en meer inzicht. Best of both worlds! Om een gezonde debiteurenadministratie te draaien is het noodzakelijk dat je altijd inzicht hebt in de actuele stand van zaken. Zo zie je meteen wie er hebben betaald en waar je nog achteraan moet. Je kunt veel zelfs automatiseren. Je debiteurenadministratie bijhouden wordt zó makkelijk; het wordt een way of life.