Niets is zo vervelend voor een ondernemer als een factuur die niet wordt betaald. Helaas krijgt bijna iedereen wel eens met wanbetaling te maken. Wanneer een opdrachtgever of klant een factuur niet betaald, kan dit een bedrijf zo ver in de ellende brengen, dat zij haar eigen rekeningen niet meer kan betalen. In het ergste geval kan dit zelfs resulteren in het faillissement van een bedrijf. In deze FAQ lees je wat jij kunt doen als een factuur niet wordt betaald.
Check vooraf met wie je zaken doet
Wanneer je al te maken hebt met een factuur die niet wordt betaald, heb je misschien niet direct wat aan deze tip. Maar wellicht kun je deze wel meenemen alvorens je een overeenkomst treft met potentiële nieuwe klanten. Het is namelijk aan te raden om vooraf het risico op wanbetaling te inventariseren. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld een kredietrapport opvragen of een risico check uit laten voeren. Beide zijn niet duur en kunnen je een hoop ellende besparen.
Maak het betalen makkelijk
Maak het betalen zo eenvoudig mogelijk voor de klant en biedt meerdere betaalmogelijkheden aan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan iDEAL, maar ook Paypal, (eenmalige) automatische incasso, digitaal incassomachtigen, creditcard en achteraf betalen via AfterPay of Klarna. Verstuur je de factuur per post? Dan ligt het insluiten van een acceptgiro nog vaak nog voor de hand. Maar ook hierbij kun je andere opties bieden, zoals een iDEAL QR-code. Een klant kan dan direct betalen met de betaalapp op zijn mobiel.
Uiterste betaaldatum op factuur
Laat met het factureren geen enkele kans op onduidelijkheid bestaan over de uiterste betaaldatum. Vermeld daarom niet alleen de betaaltermijn (te betalen binnen 30 dagen), maar wees specifiek en noem de exacte datum (betalen voor 30 augustus). Geef tevens heel duidelijk aan om welk geleverd product of dienst het gaat en wat het totaalbedrag is dat voldaan dient te worden. Een nette lay-out die overeenkomt met jouw huisstijl, draagt tevens bij aan het sneller betaald krijgen van een factuur, omdat de klant op die manier meteen ziet van wie de factuur afkomstig is en het vertrouwen wekt. Een factuur waarbij de klant moet gissen naar de afzender zal niet heel snel betaald worden.
Herinner de klant aan de openstaande betaling
Dit kan al met een eenvoudige herinnerings-sms met betaallink. Ook kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld een herinneringsmailtje te wagen aan de debiteur. Telefonisch contact draagt ook bij aan het sneller betaald krijgen van een factuur en komt vaak ook vriendelijker over. Op die manier kun je tevens de klantrelatie goed houden. Luister naar de reden van de debiteur voor het niet betalen van de factuur, maar besteed vooral aandacht aan het oplossen daarvan. Tref bijvoorbeeld indien nodig een betalingsregeling. Met een betalingsregeling is de kans namelijk groter dat een factuur alsnog betaald wordt.
Herinner de klant nogmaals
Dit keer op een wat dwingender manier en benoem ook de consequenties bij het uitblijven van de betaling, zoals incassokosten en eventuele rente die er bijvoorbeeld bij gaan komen. Zo’n tweede herinnering die dwingender van toon is, wordt ook wel een aanmaning genoemd. Doe ook nog een laatste telefonische poging om de factuur alsnog betaald te krijgen.
Geef de vordering uit handen
Heb je er alles aan gedaan om de factuur betaald te krijgen, maar nog steeds niets ontvangen? Dan kan het raadzaam zijn om de vordering uit handen te geven aan bijvoorbeeld een incassobureau. In dit geval stel je de debiteur in gebreke. Wanneer je de klant of opdrachtgever laat weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen, vergeet dan niet te vermelden dat ook alle bijkomende kosten voor zijn rekening zullen komen.
Bovenstaande tips kunnen ervoor zorgen dat jij voortaan je facturen sneller betaald krijgt. En het hoeft helemaal niet veel werk te zijn. Een goede start scheelt je al het halve werk. En wanneer je jouw debiteurenbeheer hebt geautomatiseerd, scheelt dat ook al enorm. Je krijgt dan vanzelf tijdig een herinnering als een betaaltermijn is overschreden en kunt middels een vast schema de opvolging in gang zetten. Liever helemaal geen omkijken meer naar jouw debiteurenbeheer? Dan kun je er ook voor kiezen om je gehele debiteurenbeheer uit te besteden.