Het nieuwe jaar is alweer een aardig eind op scheut. We zijn met elkaar volop bezig met verkoop, nieuwe targets, klantcontacten en ondenkbaar veel zaken meer. De economie trekt aan en dat merken we over alle branches heen. Dat het nieuwe jaar begonnen is betekent onmiskenbaar ook dat debiteurenbeheer weer serieuze aandacht gaat vragen. En goed debiteurenbeheer begint met maar één ding: het maken van heldere afspraken met je klant.
Vertrouwen is de basis
Vraag mensen die tientallen jaren getrouwd zijn naar het geheim van een goed huwelijk en je krijgt steevast hetzelfde antwoord: elkaar vertrouwen, vrijlaten én duidelijk met elkaar communiceren. Het principe van een relatie tussen een opdrachtgever en een klant is gebaat bij diezelfde voorwaarden. Allereerst moet er vertrouwen zijn. Zonder vertrouwen is elke persoonlijke of zakelijke band leeg en bij voorbaat verloren. En vervolgens moeten er duidelijke afspraken gemaakt worden, juist in het offertetraject. Je zou, als je het heel basaal bekijkt, kunnen stellen dat in elke offerte slechts terug moet komen wat je gaat leveren, wanneer je dat gaat doen, hoe je dat gaat doen, hoeveel dagen je betalingstermijn is en wat er gebeurt als jij of je opdrachtgever zijn afspraken tot levering of betaling niet nakomt. Uiteraard is een offerte volop uit te breiden met klantspecifieke afspraken, bijvoorbeeld rondom kortingen bij grote afnames en meer. Maar waak wel voor al te dikke contracten, ze blinken vaak uit in kleine lettertjes die op hun beurt weer broeinesten voor frustratie kunnen zijn.
Voorkom irritatie
Door duidelijke afspraken met elkaar te maken ben je de eventuele discussie voor. Je hebt immers helder op papier wat je met elkaar bent aangegaan. Durf vervolgens ook, op een respectvolle manier, direct en open te communiceren over die afspraken. En dat blijkt in praktijk nog weleens lastig gevonden. Maar vergeet nooit: duidelijk zijn is niet lomp of onbeschoft. Duidelijk zijn is respect hebben voor je gesprekspartner en op een natuurlijke manier laten zien dat je een eerlijke partij bent. En dan komt toch dat oude spreekwoord over die zachtende heelmeesters en hun wonden weer terug. Zelfs in de moderne tijd waarin we vandaag de dag ambitieus leven en werken.