Ik ben van mening dat proactief handelen áltijd beter is dan reactief handelen. Soms heb je niet zoveel keus natuurlijk en overvalt een situatie je. Maar in veel gevallen kun je zelf behoorlijk wat invloed uitoefenen. En door zelf na te denken en alvast proactief wat stappen te zetten, maken we onze klanten ook nog blij. Deze actie van Belinda past helemaal in dit plaatje van aanpakken en doorpakken. Onze klant E. is in ieder geval tevreden!
Belinda zocht contact met een klant van E., vanwege een factuur die al enige tijd open stond. Contactpersoon K. mailde haar, op een zondag (!) dat de factuur helaas nog niet voldaan was door hen vanwege een misverstand. De Territory Manager had de opdracht niet rechtstreeks aan E. moeten geven, maar hem via hun dochteronderneming laten lopen. Zoals dat eigenlijk altijd gaat. Kan gebeuren natuurlijk. Maar de factuur moet alsnog betaald worden. Dus hoe regelen we dat?
Om de betaling administratief goed te laten lopen gaf K. twee opties:
- Of E. zou de factuur laten vervallen en opnieuw indienen bij de juiste onderneming.
- Of K. zou E. als leverancier op laten nemen in de administratie van de onderneming waar de factuur nu aan is gericht. Wat bij sommige bedrijven best een administratief dingetje is.
De dag erna zou ze contact opnemen om de zaak af te handelen.
Doorpakken
Belinda ging daar natuurlijk niet op zitten wachten. Ze liet haar contactpersoon bij E. weten wat er aan de hand was. Maandagochtend mailde ze K. terug dat E. de genoemde factuur crediteert en de factuur zoals altijd via de dochteronderneming laat lopen. Diezelfde dag nog ontving Belinda een doorgestuurd berichtje van E. K. mailde hen: Bedankt voor deze reactie en voor de service! Een tevreden klant van onze klant. Simpelweg door gewoon proactief te handelen en mee te denken.