Wat doet een debiteurenbeheerder, welke werkzaamheden komen daar bij kijken en aan welke competenties moet een debiteurenbeheerder voldoen? Je leest het allemaal in deze blog!
Wat is een debiteurenbeheerder?
Letterlijk genomen is een debiteurenbeheerder ‘iemand die jouw debiteuren beheert’. Mooi gezegd natuurlijk, maar wat komt daar nou allemaal bij kijken? En wat houdt debiteurenbeheer dan in?
De definitie van debiteurenbeheer is: ‘alle activiteiten die een onderneming uitvoert om ervoor te zorgen dat klanten hun openstaande rekeningen betalen.’
Een debiteurenbeheerder is iemand die er dus voor zorgt dat de klanten van een bedrijf voldoen aan hun betalingsverplichting.
Debiteurenbeheerder werkzaamheden
Een debiteurenbeheerder is verantwoordelijk voor het opstellen van facturen en het verwerken en registreren daarvan. Ook zorgt hij voor een goede afhandeling van betalingsachterstanden. Kort gezegd zorgt een debiteurenbeheerder ervoor dat facturen correct en op tijd verzonden worden en dat deze binnen de gestelde betalingstermijn worden betaald.
De werkzaamheden die daarbij komen kijken zijn o.a. het bijhouden en innen van uitstaande rekeningen, het uitvoeren van telefonische en schriftelijke herinneringen en aanmaningen, betalingsregelingen treffen, administratieve werkzaamheden die komen kijken bij het vorderen van betalingen, betalingsgeschillen oplossen en contact onderhouden met zowel klanten, debiteuren als derden.
Competenties debiteurenbeheerder
Om bovenstaande werkzaamheden goed uit te kunnen voeren, dient een debiteurenbeheerder over een aantal vaardigheden te beschikken. Zo moet een debiteurenbeheerder dus in ieder geval niet bang zijn om de telefoon op te pakken en te bellen. Hieronder nog een aantal belangrijke competenties op een rij:
- Uitstekende communicatieve vaardigheden.
- Overtuigingskracht: de debiteurenbeheerder weet op klantvriendelijke wijze de debiteur over te halen.
- Onderneemt actie als klanten hun afspraken niet nakomen.
- De debiteurenbeheerder kent zijn debiteurenportefeuille van binnen en buiten en weet precies hoe hij om moet gaan met de verschillende individuele gesprekspartners.
- Beschikt over analytisch vermogen.
De juiste mensen op de juiste plekken
Een belangrijk advies: zet de juiste mensen op de juiste plekken. We zien regelmatig dat debiteurenbeheer gevoerd wordt door een willekeurig persoon die ‘toevallig’ op de afdeling Finance werkt en het er even bij doet. Echter is het belangrijk dat degene die debiteurenbeheer voert dit ook leuk vindt om te doen en over de juiste vaardigheden beschikt om dit tot een succes te maken. Strak debiteurenbeheer heeft direct invloed op de cashflow. Sterker nog: je kunt er zelfs mee voorkomen dat jouw bedrijf failliet gaat.
Beschik je zelf niet over de juiste mensen? Dan kun je er uiteraard ook voor kiezen om al voor een relatief laag bedrag jouw debiteurenbeheer uit te besteden.