Betalen voor diensten en producten doen we allemaal (vroeg of laat). Maar sommige dingen betaal je direct en andere indirect, oftewel: later. Als je de supermarkt uitloopt zonder direct te betalen, dan kun je waarschijnlijk een kopje koffie gaan drinken met de supermarktmanager. Maar voor veel dingen kun je later betalen. Dat is dan in het vertrouwen dat je dat ook gaat doen. Toch gebeurt het vaak dat klanten, debiteuren dus, niet betalen. Maar waarom doen ze dat nou (niet)?
Het verschil tussen kunnen en willen
Als je het sec bekijkt heb je drie verschillende soorten betalers. Of niet betalers.
Ze kunnen wel, maar ze willen niet. Ze willen wel, maar ze kunnen niet. Of ze kunnen niet, maar ze willen ook niet. De vierde optie: ze kunnen wel en ze willen wel, hoeven we niet te bespreken hier natuurlijk. Alhoewel: deze klanten kunnen je factuur nog weleens vergeten of op de lange baan schuiven. Er bovenop zitten en tijdig herinneren is dan het devies. Bij de ‘echte’ niet betalers, vraagt elke soort een eigen aanpak. We zetten ze even op een rijtje.
Kan wel, wil niet
Als een klant niet wil betalen, dan is hij meestal niet tevreden over het product of de dienstverlening, de service of de prijs die hij moet betalen. Heel vervelend, want jij hebt je dienst of product wél geleverd. Gelukkig is dit te ondervangen tot op zekere hoogte.
- Voordat je je factuur stuurt, kun je bij je klant nagaan hoe het product of de dienstverlening bevalt of is bevallen. Mocht dit niet het geval zijn, dan kun je samen een oplossing zoeken om de koop wél goed af te ronden.
- Als je de vorige actie hebt ondernomen, dan kun je ontevredenheid over de service ook ondervangen.
- Als je klant het niet eens is met de prijs, dan is er vooraf iets fout gegaan met de communicatie over tarieven. Van tevoren een offerte opmaken en laten tekenen, voorkomt discussie achteraf!
Wil wel, kan niet
Het verhaal wordt heel anders wanneer je klant wel wil betalen, maar simpelweg niet kan. Dit kan een kort- of langdurig probleem zijn. Hierover moet je echt in gesprek met je klant. Soms kost het tijd om erachter te komen dat mensen of bedrijven niet kunnen betalen. Het is tenslotte niet een situatie waar je trots op bent. Je krijgt de meest uiteenlopende en vaak vreemde smoesjes als excuus voor het niet betalen. Om tijd te rekken. Of er onderuit te komen. Blijkt inderdaad dat de klant niet kan betalen, dan is het aan jou hoe je daarmee om gaat.
- Je kunt een betalingsregeling afspreken. Misschien kan je klant wel in termijnen betalen.
- Je laat de klant een wederdienst doen. Misschien kun je het met gesloten beurs afhandelen.
- Minder vriendelijk, maar soms noodzakelijk: je kunt de factuur uit handen geven aan een incassobureau of in uiterste gevallen het faillissement van je klant aanvragen. Bedenk wel van tevoren dat dit niet altijd even succesvol loopt. Soms blijft je factuur alsnog onbetaald, zeker bij een faillissementsaanvraag. Dit omdat preferente schuldeisers altijd voor gaan. Laat je altijd voorlichten door een juridisch adviseur voor je zulke drastische stappen zet.
Kan niet, wil niet
En dan hebben we ook nog de klant die niet kan en niet wil. Dit is vaak problematisch, want je hebt een hoop op te lossen in dit geval. Als je je klant met de stappen van kan wel, wil niet zover hebt dat hij wil betalen, kun je er niet voor zorgen dat hij je ook kán betalen. En als het helemaal niet werkt, beland je al snel in een incassotraject of uiteindelijk faillissement. Beter is je van tevoren goed te laten informeren over je klant. Wat is zijn betalingsgedrag? Hebben andere ervaring met samenwerken met hem? Sommige klanten kun je beter aan een concullega overlaten!