Het klinkt zo logisch: je klanten betalen niet of laat en daardoor heb jij problemen met je cashflow. Maar is het echt de schuld van je klant? Ja, natuurlijk moet ‘ie gewoon betalen binnen de termijn die je op de factuur noemt, maar is hier niet meer aan de hand? Heb je al in de spiegel gekeken? Je bent zelf namelijk de sleutel tot succes.
We wijzen allemaal graag naar een ander als er iets fout gaat. Dat is volkomen menselijk. Hoe vaak sta je niet te tieren voor een rood stoplicht of wanneer je achter een zondagsrijder aan sukkelt, terwijl je haast hebt? Vaak is het goed om dan te bedenken wat je hier zelf aan had kunnen doen. Eerder weggaan bijvoorbeeld. Zo zit het ook met betaald worden. Je kunt al beginnen met betaald worden, nog vóór je ook maar één stap hebt gezet voor je klant. Je debiteurenbeheer begint namelijk al bij het offertetraject. Hoe zit dat?
Wat zijn je voorwaarden?
Wanneer een potentiële klant contact zoekt en een prijsopgave wil, is het verstandig om je algemene voorwaarden alvast mee te sturen. In die voorwaarden kun je ook je betalingsvoorwaarden opnemen. Wil je een voorschot? Wanneer wil je dit ontvangen? Wat zijn je betalingstermijnen? Wat zijn de consequenties van laat betalen? Wanneer je klant met jou in zee gaat, accepteert hij in feite ook jouw algemene voorwaarden. Dat is stap 1.
Wat spreek je af?
Wanneer jij bezig bent met je offerte, kun je alvast je klant even nagaan. Dat kan via onze Informatie365 module, wanneer je Debitan gebruikt, maar je kunt natuurlijk zelf ook handmatig gegevens opvragen bij Graydon, de Kamer van Koophandel en eventueel het Insolventieregister. Zo heb je al meteen inzicht in je klant en zijn financiële positie. Zie je hier reden tot onderhandelen? Bijvoorbeeld wanneer je ziet dat je klant altijd héél laat betaalt of dat het bedrijf er financieel niet zo goed voorstaat. Doe dat dan! Neem in je offerte alvast expliciet de betalingsvoorwaarden mee en maak afspraken. Dat is stap 2.
Hoe handel je het af?
De volgende stappen komen in principe ná oplevering van je werk. Factureer, refereer nog even naar de afspraken die jullie hebben gemaakt en zorg voor goede opvolging. Stuur tijdig, bijvoorbeeld na 7 of 14 dagen, een reminder. Komt er nog niets? Dan bel je na. Door er strak op te zitten, vergroot je de kans dat je betaald wordt. En door gebruik te maken van een debiteurenbeheersysteem, maak je het ook nog eens makkelijker voor jezelf. Uiteraard geeft dit geen garantie dat je klant ook daadwerkelijk gáát betalen. Maar jij hebt er in ieder geval álles aan gedaan.