In onze hoofden gebeurt van alles. Talloze gedachten passeren de revue en veel daarvan zullen anderen nooit te weten komen. Maar soms is het goed om uit te spreken wat je denkt of wat je niet snapt. Zodat je elkaar beter begrijpt. En in andere gevallen helpt Google Translate ons daarbij. Ja echt! En heel soms kun je maar beter even niemand spreken over wat er zich in je hoofd afspreekt. Hoe dat zit, lees je in deze nieuwe editie van Uit de week van een debiteurenbeheerder.
Maandag
Belinda is aan het bellen voor onze klant E. De factuur waarvoor ze belt staat vandaag 22 dagen open.
Debiteur: ‘Bel je voor factuur …?’
Belinda: “Eh, ja dat klopt!”
Debiteur: ‘Oh, maar die staat bij mij op vervaldatum 29 oktober.’
Belinda: “Oh, dan hanteert u zeker een betalingstermijn van 30 dagen?”
Debiteur: ‘Eh, ja dat hanteren wij.’
Belinda: “Maar E. hanteert een betalingstermijn van 14 dagen.”
Debiteur: ‘Nou, dan heb ik geen keus. Ik zal hem ertussenuit vissen en nu handmatig overmaken.’
Lachend beëindigen ze hun gesprek. Zo zie je dat wat in het hoofd (of de administratie) van de ene partij zit, niet hetzelfde hoeft te zijn als bij de ander. En dat je daar gewoon over kunt praten om het op te helderen én betaald te krijgen!
Dinsdag
Laura ontvangt een mailtje als reactie op een betalingsherinnering. Het blijkt een Google translate vertaling te zijn uit het Pools. Deze Poolse debiteur heeft duidelijk een gewone uitleg uitgeschreven over waar ze tegenaan loopt in het contract met onze klant P. Helaas is Google ermee aan de haal gegaan.
Helaas weet ik niets, niet alleen dat er voortdurend problemen zijn met dit appartement .. en niemand doet er iets aan en niemand doet het . ’s nachts komen er slakken uit .. het zijn wat eieren .. en voor zover ik weet .. en voor zover ik me herinner, loopt er water uit de muren, … en dus maakte ik een afspraak met meneer P. …. En toen ik het inschonk, er was geen probleem en meneer P. de stier was blij ..
Je kunt niet anders dan grijnzen bij vertalingsdrama’s als meneer P. de stier. Maar Laura heeft vervolgens telefonisch nog even contact gezocht met deze mevrouw om alles goed op een rijtje te krijgen.
Woensdag
Belinda krijgt een mailtje van de junior controller die sinds kort bij B werkt. Hij geeft aan dat hij probeert te begrijpen wat hij ziet en hoe het systeem werkt. ‘We krijgen van jullie bijgevoegde mail met een specificatie met een deelbetaling. Het gaat over een factuur van € … Is het in dit geval dan zo dat dit gevorderde bedrag alles is wat de debiteur kan missen? Of is de factuur om een andere reden in tweeën gesplitst?’
Belinda gloeit, want ze ziet het als een complimentje dat hij haar ‘gewoon’ een berichtje stuurt om na te gaan hoe dit zit. Hoewel hij zelf bang is dat het een domme vraag is, vertrouwt hij haar toch genoeg om dit even te checken. Ze belt hem meteen terug om hem uit te leggen dat er geen domme vragen zijn. En ze legt hem uit hoe het zit. Die relatie met onze klanten is zó belangrijk. Wederzijds vertrouwen en respect maken dat je met liefde een stapje extra zet.
Donderdag
Nathalie is aan het bellen. Als debiteurenbeheerder doe je dat natuurlijk dagelijks en dat betekent dat je ook nogal wat wachtmuziekjes om je oren krijgt. In veel gevallen is dat een algemeen muziekje dat je al snel kunt mee neuriën. Maar vandaag heeft ze minder mazzel. Dit bedrijf heeft een wachtmuziekje van The Doors. Voor haar de ergste achtergrondmuziek ever. Met stoom uit haar oren hangt ze in de wacht, terwijl ze het gejengel van een elektrisch orgel aanhoort. Gelukkig is de persoon die ze probeert te pakken te krijgen niet aanwezig. Kon ze eerst even afkoelen. Dat is toch prettiger dan al je toneeltalent van stal te halen om gewoon vriendelijk de klant van onze klant te woord te staan na zo’n beproeving. Wachtmuziekjes. We zouden er een boek over kunnen schrijven.
Vrijdag
Belinda krijgt een mailtje van P. van onze klant W.
‘Kijk net ff door de lijst….Ziet er echt mega uit….’
Belinda wordt een beetje wit om haar neus. MEGA? Wat heeft ze gemist?
Ze mailt hem meteen terug: “Wat bedoel je met mega? Ik schrik me rot!”
Vlak erna mailt hij terug. ‘Nee, MEGAGOED!’
Daar wordt Belinda natuurlijk MEGAblij van!
Zo zie je dat je dit soort dingen gewoon moet uitspreken. Scheelt een hoop stress en levert veel blije gezichten op.
