Wanneer je veel te maken hebt met debiteuren, zal je ongetwijfeld ook wel eens te maken hebben met wanbetalers. Redenen van wanbetaling zijn lang niet altijd kwade bedoelingen of financiële problemen. Een te late betaling kan bijvoorbeeld ook komen door een slordige administratie of zakelijke geschillen. Maar er zijn ook heel veel andere uiteenlopende redenen (lees: smoesjes) voor debiteuren om hun factuur niet te betalen. Hieronder de top 10 debiteurensmoezen inclusief hoe hierop te reageren!
1. ‘Ik heb de factuur nooit ontvangen.’
Reactie: ‘Vreemd, maar dat kan gebeuren. We sturen u direct een kopie van de factuur per mail toe. Wanneer mag ik van u de betaling ontvangen?’
2. ‘Ik wacht op de betaling van een andere klant.’
Reactie: ‘We stellen alles in het werk om onze klanten op tijd te laten betalen. Uitbesteden van debiteurenbeheer heeft een impuls gegeven aan de betalingstermijnen. Voor deze factuur geldt een termijn van 30 dagen. Het zou heel fijn zijn als u deze week de openstaande factuur betaalt.’
3. ‘De kwaliteit van het geleverde product was niet goed.’
Reactie: ‘We vinden het vervelend om te horen dat u ontevreden bent over onze dienstverlening. Kwaliteit staat bij ons hoog in het vaandel. Ik zal contact opnemen met de afdeling Verkoop om uw klacht te bespreken. Het zou fijn zijn als u de volgende keer eerder uw klacht uit.’
4. ‘Ik denk dat de bank een fout heeft gemaakt.’
Reactie: ‘Oké, geen probleem. Ik kan natuurlijk altijd contact opnemen met uw bank om te controleren welke fout er gemaakt is. Kunt u mij een kopie van het betalingsbewijs mailen of faxen?’
5. ‘Wij gebruiken een andere betalingstermijn.’
Reactie: ‘Dat kan. Elk bedrijf hanteert zijn eigen betalingsvoorwaarden. Bij deze opdracht bent u echter akkoord gegaan met een betalingstermijn van 30 dagen. Die termijn is leidend. Wanneer mag ik van u de betaling ontvangen?’
6. ‘Toevallig dat u belt! Ik heb het bedrag net vanochtend overgemaakt.’
Reactie: ” Fantastisch. Ik ga direct kijken of we de betaling hebben ontvangen. Zouden we voor een volgende factuur af kunnen spreken dat het bedrag binnen de betalingstermijn op onze rekening staat bijgeschreven? Dan hoef ik u ook niet meer lastig te vallen met mijn telefoontjes.’
7. ‘We hebben de producten wel besteld, maar nooit ontvangen.’
Reactie: ‘Dat is erg vervelend. Ik ga dit direct voor u in orde maken en zal ervoor zorgen dat er vandaag nog een nieuwe zending voor u klaarstaat. Ik zal u daarnaast morgen aan het eind van de dag bellen om te controleren of dan wel alles is goed gegaan en dan wil ik gelijk afspraken met u maken over het betalen van de factuur. Schikt het u als ik u morgen om half 5 even bel?
8. ‘Ik ben het vergeten.’
Reactie: ‘Dat kan gebeuren. Hoe, wanneer en door wie kunnen we de betaling alsnog verwachten?’
9. ‘Ik zal het zo snel mogelijk in orde maken.’
Reactie: ‘Dat is fijn. Hoe, wanneer en door wie kunnen we de betaling alsnog verwachten?’
10. ‘De accountant is op vakantie, ziek, in vergadering, afwezig…’
Reactie: ‘Wat voor oplossing stelt u voor om het probleem op te lossen? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de factuur alsnog betaald wordt?’
Originele Debiteurensmoezen
Nu we de meest voorkomende smoesjes met jullie hebben gedeeld, is het ook wel even leuk om wat minder vaak voorkomende smoesjes (maar wel hele originele!) met jullie te delen. Sommige zijn wel heel vindingrijk… Hieronder een paar voorbeelden.
- ‘De post wordt hier in de buurt slecht bezorgd, dus ik heb uw brieven echt niet gehad.’
- ‘Het pinapparaat heeft mijn pas ingeslikt en nu duurt het weken voordat ik een nieuwe heb.’
- ‘Ik heb net een baby die ik voed op verzoek, dus ik heb geen tijd om het uit te zoeken.’
- ‘Mijn hond eet sommige poststukken op, dus daar zullen die van jullie ook tussen hebben gezeten.’
- ‘Ik ga echt niet betalen, jullie worden er alleen maar beter van.’
- ‘Ik ben hoogzwanger en mijn moeder ligt in het ziekenhuis en mijn man is bij mij weg en mijn hond is net overleden en daardoor kan ik echt niet betalen.’
Komen deze smoesjes je bekend voor? Of heb je wellicht andere originele debiteurensmoezen die je hieraan toe wil voegen? Schroom dan niet deze met ons te delen! We zijn héél benieuwd… En gedeeld leed is half leed, zullen we maar zeggen 😉