Debiteurenbeheer in crisistijd? Van levensbelang! Een week geleden alweer, riep Premier Rutte bedrijven in Nederland op zoveel mogelijk thuis te werken. Vervolgens kwam daar zondag nog bij dat ook scholen, kinderdagverblijven, horeca, sportscholen en veel andere voorzieningen hun deuren moesten sluiten. Niet onverwachts, met de gebeurtenissen van de afgelopen maanden, maar wel heel erg vervelend. We zaten allemaal in een goede flow qua economie en dan wordt alles opeens stil gelegd door een minuscuul virus met grote gevolgen.
Eén van de belangrijkste dingen nu is zorgen voor genoeg werkkapitaal. Geld is nodig om het hoofd boven water te houden. Dat geldt natuurlijk ook voor jouw debiteuren. Daarom is debiteurenbeheer juist nu heel belangrijk. En dat kan gelukkig zonder fysiek contact met mensen. Geen kans op besmetting, wél kans op je geld! Dit is debiteurenbeheer in crisistijd.
Stap 1: verstuur je facturen zo snel mogelijk. Zorg ervoor dat de uiterste betaaldatum duidelijk zichtbaar is op de factuur. 14 dagen is een prima termijn.
Stap 2: is de factuur na 14 dagen nog niet betaald? Dan stuur je een herinnering. In Debitan kun je dat automatiseren, maar je kunt je herinneringen natuurlijk ook gewoon handmatig sturen.
Stap 3: staat de factuur na 21 dagen nog steeds open? Dan is het tijd om te bellen. Houd het vriendelijk; we maken allemaal ingewikkelde tijden door momenteel. Informeer naar de betaaldatum en hang niet op voor je weet waar je aan toe bent. Je kunt er in zo’n gesprek ook achter komen waarom je klant nog niet heeft betaald. Soms is ergens onvrede over en kun je dat eenvoudig oplossen. Dit voorkomt vaak een hoop gedoe met herinneringen en aanmaningen! Je kunt het bellen ook uitbesteden: wij doen het de hele dag door (ook vanuit onze thuiskantoren!).
Stap 4: als er 30 dagen voorbij zijn zonder betaling, stuur je je debiteur een aanmaning. In de aanmaning sommeer je de debiteur de factuur te betalen, waarbij je ook aangeeft dat wanneer de betaling uitblijft: er extra kosten in rekening zullen worden gebracht.
Stap 5: na 45 dagen bel je de debiteur nog een laatste keer. We weten het, dit is een behoorlijke tijd en gelukkig worden de meeste facturen na stap 1 tot en met 3 wel eerder betaald. Maar je weet het niet. Als de factuur nu nog open staat bel je nog één keer en geef je aan dat je, wanneer nu geen betaling volgt, de factuur uit handen gaat geven.
Dit betekent niets anders dan een gespecialiseerd bureau ervoor laten zorgen dat jij je geld alsnog krijgt. Ook dit telefoontje kunnen wij voor je doen. We begrijpen het als je hier een beetje huiverig voor bent. Het goede en meelevende gevoel blijft tenslotte ook niet eeuwig!
Overigens is het zo dat deze 5 stappen niet alleen geldig zijn in crisistijd. Je kunt je debiteurenbeheer het hele jaar op deze manier inrichten. En dat kan dus ook geautomatiseerd of zelfs zonder dat je er erg in hebt (los van dat banksaldo dan!).
Nieuwsgierig? Neem contact met ons op, dan plannen we een veilig Skype of telefonisch overleg!