Stel. Je hebt een klant die niet betaalt en de factuur staat al maanden open. Eigenlijk weet je niet wat de reden is van het uitblijven van de betaling. Je hebt ook helemaal geen tijd voor debiteurenbeheer, maar je bent er zo klaar mee, dat je de factuur overdraagt aan een incassobureau. Deze gaat voor jou aan de slag. Naar aanleiding van hun tussenkomst geeft jouw klant aan het incassobureau aan dat hij het eigenlijk niet eens is met de factuur. Jij denkt: na zo’n lange tijd ga ik het niet oplossen, hadden ze maar eerder moeten reclameren. Nou, veel moeilijk gedoe over en weer, maar de factuur wordt niet betaald en de rechter moet in deze zaak gaan beslissen wie er gelijk heeft. Iedereen baalt en is geïrriteerd. En het ergste: jij bent een klant kwijt!
Strak debiteurenbeheer
Bovenstaand is een korte schets van een situatie die toch wel heel vaak voorkomt. En dit had niet hoeven te gebeuren, door een strak en duidelijk debiteurenbeheer te voeren:
Jouw factuur heeft een betaaltermijn van 14 dagen, stuur dan jouw klant een herinnering (per mail) op dag 15. Zij ontvangen de mail en nemen direct contact met jou op, want zij hebben de factuur (bijvoorbeeld) niet gehad. Jij mailt ze een kopie factuur en die kan meteen worden voldaan. Probleem opgelost.
Doen ze dat niet, dan bel je op dag 21 na de factuurdatum. Je krijgt de juiste persoon te spreken en die zegt: “Wij hanteren een betaaltermijn van 30 dagen.” Dan kun je daar rekening mee houden én kun je die klant altijd aan die afspraak houden. Probleem opgelost!
Het kan ook zo zijn dat wanneer je de klant spreekt op dag 21 deze meteen aangeeft niet tevreden te zijn over de levering. Ook dit kun je dan direct oplossen en zodra de klant tevreden is, gaat hij direct over tot betalen. Probleem opgelost.
Helaas komt het dan nog steeds weleens voor dat een factuur overgedragen moet worden aan een incassobureau. Met een strak debiteurenbeheer heb je echter wel de meeste en vaak kleinste problemen ondervangen én opgelost en blijven dan alleen de “echte” incassozaken over zonder het geneuzel.