Wie denkt dat klantvriendelijk zijn en sneller betaald krijgen niet samen gaan, heeft het mis. Het gaat wel degelijk samen. Sterker nog, je bereikt veel meer als je klantvriendelijk bent! Klanten betalen namelijk veel sneller wanneer ze je mogen en tevreden zijn over een product en/of dienst. Met deze 5 tips krijg je voortaan jouw facturen sneller betaald én behoud je een goede klantrelatie.
Tip 1: Voorkomen is beter dan genezen
Hoewel niet iedereen een uitgebreid kredietrapport van een potentiële klant zal willen opvragen, kan het wel lonen om in ieder geval iets van onderzoek naar de klant te doen, zoals een wat minder uitgebreide krediet check. Vooraf het in kaart brengen van eventuele risico’s kan je namelijk al heel veel ellende besparen. Overigens hoef je een klant met een wat minder goede betaalmoraal niet direct te weigeren. Wel kun je in dat geval strengere regels voor de klant opstellen. Laat de klant bijvoorbeeld vooraf betalen of spreek een kortere betaaltermijn af. Deze regels kun je op termijn altijd nog versoepelen.
Tip 2: Een goede factuur is het halve werk
Hoe sneller je een factuur stuurt, hoe sneller je betaald krijgt. Wacht dus niet tot het eind van de maand, maar stuur direct na levering een factuur. Zorg ervoor dat een klant in één oogopslag kan zien waar de factuur over gaat. Benoem duidelijk de geleverde producten/diensten en stel een uiterste betaaldatum op. Een specifieke datum, zoals ‘betalen voor 30 september’, levert daarnaast meer op dan ‘betalen binnen 30 dagen’.
Zorg er ook voor dat de lay-out van de factuur klopt. Komt het overeen met de huisstijl van jouw overige communicatiemiddelen? Denk hierbij aan het logo, lettertype en de tone-of-voice. Klanten betalen een herkenbare factuur eerder.
Tip 3: Maak het betalen makkelijk
Hoe eenvoudiger je het betalen maakt, hoe eerder de klant zal betalen. Zorg er daarom voor dat je meerdere betaalmogelijkheden biedt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan iDEAL, maar ook Paypal, (eenmalige) automatische incasso, digitale incassomachtigen, creditcard en achteraf betalen via AfterPay of Klarna.
Verstuur je de factuur per post? Dan ligt het insluiten van een acceptgiro nog vaak nog voor de hand. Maar ook hierbij kun je andere opties bieden, zoals een iDEAL QR-code. Een klant kan dan direct betalen met de betaalapp op zijn mobiel.
Tip 4: Telefonisch contact met debiteur
Is de uiterste betaaldatum verstreken en heb je het geld nog niet ontvangen? Zet dan de opvolging in gang. Probeer deze dusdanig in te kleden dat het zo min mogelijk jouw relatie met de klant schaadt. Soms kan een simpele herinnerings-sms met betaallink al voldoende zijn.
Een andere mogelijkheid is een telefoontje te wagen naar de debiteur. Bellen komt veel vriendelijker over dan direct een schriftelijke herinnering te sturen. Blijf ook aan de telefoon vriendelijk naar de debiteur toe, ook al zal deze tal van goede redenen aandragen waarom de factuur niet betaald is. Besteedt hier niet teveel tijd aan. Hoewel er soms echt oorzaken te vinden zijn voor het uitblijven van de betaling, is het veel belangrijker om samen tot een oplossing te komen. Maak in het telefoongesprek een duidelijke afspraak over wanneer de factuur uiterlijk betaald dient te zijn en bevestig deze afspraak nog eens schriftelijk, bijvoorbeeld per mail.
Tip 5: Betalingsregeling opstellen
Wanneer in het telefoongesprek duidelijk wordt dat een debiteur in betalingsproblemen verkeert, dan kun je een betalingsregeling met hem treffen. Dit vergroot de kans op betaling. Leg deze betaalafspraak schriftelijk vast en formuleer hierbij duidelijk wat de rechten en plichten zijn van beide partijen (zowel u als de debiteur).
Bovenstaande tips kunnen ervoor zorgen dat jij voortaan je facturen sneller betaald krijgt. En het hoeft helemaal niet veel werk te zijn. Een goede start scheelt je al het halve werk. En wanneer je jouw debiteurenbeheer hebt geautomatiseerd, scheelt dat ook al enorm. Je krijgt dan vanzelf tijdig een herinnering als een betaaltermijn is overschreden en kunt middels een vast schema de opvolging in gang zetten. Liever helemaal geen omkijken meer naar jouw debiteurenbeheer? Dan kun je er ook voor kiezen om je gehele debiteurenbeheer uit te besteden.
Heb je er zelf nog tips aan toe te voegen? Deel ze gerust met ons!