Alles door het putje! Dat is Data Flushing in Debitan héél kort door de bocht. Met deze feature houd je je debiteurenadministratie georganiseerd en voldoe je aan de AVG. Wanneer je klanten erom vragen, kun jij dus aangeven dat je serieus bezig bent met hun privacy en dat je hun gegevens niet nodeloos lang bewaart. Daar heeft tenslotte niemand wat aan!
Hoe werkt Data Flushing in Debitan?
Het werkt zo: in het systeem kun je zelf een periode instellen waarin data wordt bewaard. Dit zijn dan NAW gegevens en alle andere relevante informatie over je klant. Gedurende de tijd komen daar factuurdata en betaaldata bij. Na afloop van de door jou ingestelde periode én als er geen openstaande facturen meer zijn wordt standaard alle data verwijderd. Met uitzondering van de geanonimiseerde factuur- en betaaldata. Deze kunnen we namelijk goed gebruiken om je debiteurenbeheer te blijven monitoren. Zo kunnen we onder andere je DSO (Days Sales Outstanding) in de gaten houden. Maar alle NAW-gegevens en andere klant specifieke informatie wordt in één keer weggespoeld en vernietigd.
Jij hebt de controle
Wanneer je Debitan ook gebruikt voor je relatiebeheer, is het goed om daar rekening mee te houden bij het instellen van Data Flushing. Doordat je zo zelf de controle hebt over de data die je bewaart en verwijdert, kun je dit ook weer meenemen in je eigen Privacy Verklaring. En dat is dan weer belangrijk om te voldoen aan de regels van de AVG.