Debiteurenbeheer uitbesteden of zelf doen? Het kan erg lastig zijn om die keuze te maken. Geen zorgen, Debitan helpt je daarbij! Ben je nog niet zeker van jouw beslissing? Stel jezelf dan de volgende vragen:
1. Wat heb ik nodig om mijn debiteurenbeheer zelf te doen?
Naast alle benodigde materialen, zoals een computer en een telefoon, zijn ook software programma’s, de juiste kennis en het hebben van de juiste persoon op de juiste plek van essentieel belang.
Een veel gebruikt programma voor de debiteurenadministratie is Excel. Echter is de kans op fouten in Excel groot en worden deze ook gauw over het hoofd gezien. Met een software programma als Debitan is het bijhouden van jouw debiteurenadministratie een stuk eenvoudiger én overzichtelijker. Tevens is in zo’n programma de kans om fouten te maken vele malen kleiner. Ook herinneringen worden indien gewenst automatisch verstuurd bij het uitblijven van een betaling. En wanneer er andere acties van jou nodig zijn, zoals een telefoontje naar de debiteur, krijg je hiervan een melding. Best handig (en het scheelt heel veel tijd!) wanneer je overweegt het debiteurenbeheer zelf te doen.
Naast een online management systeem voor jouw debiteurenadministratie is het ook belangrijk om de juiste persoon op de juiste plek te hebben zitten. Iemand die van nature niet graag klanten belt, zal niet heel succesvol zijn in het voeren van telefoongesprekken met debiteuren.
2. Hoeveel tijd wil ik per week besteden aan mijn debiteurenbeheer?
Het is handig als je voor jezelf een aantal uur inplant die je per week aan je debiteurenbeheer wilt besteden. Zo kun je er ook op een vast moment voor gaan zitten en al je debiteuren bellen of e-mailen. Ga je systematisch over het aantal uur dat je voor je zelf hebt vastgesteld heen? Dan is het verstandig om te bekijken of je jouw debiteurenbeheer wellicht beter uit kunt besteden.
3. Wat ga ik doen als mijn debiteur niet betaald?
Heb je al vaker met de debiteur gebeld, gemaild en heeft de debiteur toegezegd te zullen betalen maar heb je de betaling nog steeds niet mogen ontvangen? Wat is dan jouw volgende stap? Een veel gemaakte fout is gefrustreerd raken en uitvallen tegen de debiteur. Het is immers nog steeds een klant en de kans op betaling wordt daardoor nou niet bepaald vergroot. Zaak is om rustig en beleefd te blijven, maar wel op dwingende toon duidelijk te maken dat de betaling alsnog voldaan dient te worden en samen tot een oplossing (lees: betaling) te komen. Dit vraagt echter wel om bepaalde skills. Wanneer je hier niet over beschikt, kun je jezelf afvragen of het verstandig is jouw debiteurenadministratie in eigen beheer te houden.
4. Wegen de kosten op tegen de lasten?
Wat bereken je voor jezelf als uurloon of ben je kwijt aan loonkosten? En hoeveel tijd ben je nu kwijt aan jouw debiteurenbeheer? Het meest uitgebreide (uitbesteden)pakket bij Debitan is er al vanaf €99,95 per maand. Hierbij ontzorgen we je volledig en heb je geen omkijken meer naar jouw debiteurenbeheer. Wel houd je uiteraard volledige controle. Ben je dan aan het eind van de maand goedkoper of duurder uit dan wanneer je het zelf doet? En wegen de kosten op tegen de lasten?