Debiteurenbeheer: elk bedrijf heeft ermee te maken. En in wat voor soort bedrijf je ook werkt, degelijk beheer is niet iets dat je er even snel bij doet. Goed debiteurenbeheer kost tijd en energie. Het moet consequent en volgens een vaste structuur gebeuren, zodat achterstallige betalingen zo snel mogelijk worden geconstateerd én opgelost.
Kies voor persoonlijk contact
‘Er zijn een aantal basisbeginselen die elk bedrijf, groot of klein, kan volgen om het eigen debiteurenbeheer zo goed mogelijk in te richten’, vertelt Serge Hagenaar, oprichter en eigenaar van Debitan. ‘Zo raden we aan om goed met de niet-betalende klant in contact te blijven. Het sturen van een mailtje is snel en gemakkelijk, maar even bellen met de klant in kwestie is persoonlijker en vergroot de kans op betalen. Persoonlijk contact helpt mee om de relatie met je klant goed te houden. Vaak schamen mensen zich als ze niet betalen, het uitblijven van een betaling is lang niet altijd onwil.’
Zet de juiste mensen op de juiste plekken
‘Het niet uitvoeren van goed beheer kost een onderneming direct geld, omdat betalingstermijnen als gevolg daarvan oplopen, of vorderingen soms helemaal oninbaar worden. Dat is ook wel de belangrijkste tip die ik geven kan’, vertelt Serge, ‘dat bedrijven serieuze, structurele aandacht moeten besteden aan het beheer van hun debiteuren. Dit kan door hun mensen op te leiden, maar ook door de juiste mensen op de juiste plekken binnen de organisatie te zetten. Iemand die van nature niet graag klanten belt, zal niet heel succesvol zijn in het voeren van telefoongesprekken met wanbetalers. En, wanneer dat allemaal niet tot het gewenste resultaat leidt, dan is uitbesteden ook een goede keuze. De kosten hiervan worden vaak snel terugverdiend door het verminderen van het aantal oninbare vorderingen en de minder lange betalingstermijnen die ontstaan. Denk ook na over de manier waarop het proces rondom het debiteurenbeheer op dit moment ingeregeld is. Gaat er nog veel handmatig? Of kunnen er efficiencyslagen gemaakt worden door te investeren in automatisering. Dit verkort niet alleen de doorlooptijd, maar vermindert ook de kans op fouten.’