De magische getallen in debiteurenbeheer
Wat hebben 14, 21, 30 en 45 met elkaar te maken? Nee, het is geen cijferreeks die je weleens ziet in een IQ test. Of zo’n stom doorstuurberichtje op Facebook. Het zijn ijkpunten in debiteurenbeheer. In een proces dat eigenlijk ingebakken zou moeten zitten in ieder bedrijf.
Het is vaste prik voor bedrijf X. Elke vrijdag, zo vlak voor de vrijmibo, hebben ze hier een facturatiemoment. Dan worden alle opgeleverde klussen van die week nagelopen én worden de facturen klaargemaakt. Nog even checken of alles goed staat en met één druk op de knop gaan ze de wijde wereld in. Tijd voor de borrel! Vier weken later is directeur H. benieuwd hoe het eigenlijk staat met de facturen van de afgelopen tijd. De vrijmibo van vorige maand staat hem nog goed voor de geest want man, wat was dat gezellig! Het team heeft zelfs besloten een gezamenlijk dartteam te beginnen. Fantastisch, die teamspirit. Maar goed, een maand later, betekent ook dat de meeste facturen van toen wel betaald zullen zijn. Toch? Even het boekhoudprogramma nalopen, betekent een kleine deceptie voor H. Welgeteld 2 van de 9 facturen zijn inmiddels betaald. De rest staat nog open. Dat betekent dat er herinneringen gemaakt moeten worden. Of moet hij maar meteen weer gaan bellen? Uit ervaring weet hij dat hij zelf het beste resultaat boekt met bellen. Maar het kost zoveel tijd.
14+21+30+45 = betaald
Alhoewel het natuurlijk fantastisch is dat de teamspirit bij bedrijf X zo goed is, loopt het debiteurenbeheer niet echt soepel. Sterker nog: er is niet eens echt sprake van debiteurenbeheer. De definitie van debiteurenbeheer is: alle activiteiten die een onderneming uitvoert om ervoor te zorgen dat klanten hun openstaande rekeningen betalen. Maar dat zou meer moeten zijn dan na een maand eens een keer bellen. Debiteurenbeheer begint namelijk al vóór je een overeenkomst aangaat en eindigt pas wanneer de betaling binnen is. Als je dat een beetje wilt stroomlijnen, zijn die 14, 21, 30 en 45 cruciaal. Je begint met het verzenden van de factuur, waarna je na 14 dagen herinnert, na 21 dagen bel je er achteraan, na 30 dagen stuur je een aanmaning en als de factuur na 45 dagen nóg open staat bel je een laatste keer. En wij zijn er van overtuigd dat wanneer je dit volhoudt, je binnen die 45 dagen je factuur betaald hebt. En er is nog meer leuk nieuws: dit kan allemaal grotendeels geautomatiseerd én volledig zonder stress voor jou.
Meer weten over wat de teamspirit van debitan.nl kan doen voor jouw bedrijf? Neem dan contact met ons op!