Het is even stil geweest op het gebied van het Dagboek van een debiteurenbeheerder. We hebben het een tijdje laten liggen en tja, dan gebeurt er ook niet zoveel… Hetzelfde geldt voor het voeren van debiteurenbeheer. Als je het niet doet, gebeurt er ook niets. En dan heb je te maken met grotere consequenties. Gelukkig is Debitan er dan om je hierbij te helpen!
Donderdag
Kantoorhumor! Er was even enige verwarring over wanneer online marketeer Bo precies zou beginnen na haar zwangerschapsverlof. ‘Ik kijk uit naar je terugkeer tot morgen’ stuurde Serge naar Bo. Waarop Bo reageerde ‘Ik denk dat je maandag bedoelt?’ ‘Oeps je hebt gelijk. Tot maandag. Dan ruimen wij de slingers, feestmutsen en ballonnen weer op!’
Debiteurenbeheerder Marianne had vandaag met een reactie van een debiteur te maken die in de categorie ‘zo kan het ook’ valt. Toen ze aan de betreffende mevrouw vroeg of ze het openstaande bedrag nog wilde betalen, kreeg ze als antwoord: “Geen idee waar het over gaat, maar ik betaal het wel gewoon.” Wel ging het ‘slechts’ om een bedrag van €27,-, dus dan gaat het natuurlijk al een stuk makkelijker dan wanneer het om grotere bedragen gaat.
Vrijdag
Vandaag werd maar weer eens duidelijk hoe belangrijk een strak debiteurenbeleid is. Voor een nieuwe opdrachtgever was debiteurenbeheerder Nathalie facturen aan het na bellen. Er stonden daar facturen open van ruim 200 dagen. Wanneer ze één van de debiteuren aan de lijn kreeg, reageerde deze met ‘Ik hoorde niets meer op die openstaande factuur, dus ik dacht dan betaal ik hem ook nog niet.’ Waarop Nathalie zei: ‘Maar nu u wat van ons gehoord heeft, maakt u het vandaag nog over?’ Debiteur: ‘Jazeker’. Het op tijd na bellen van facturen is dus ontzettend belangrijk om (lang) openstaande facturen te voorkomen.
Maandag
Debitan fungeert als een team. Dat blijkt maar weer eens op de eerste werkdag van online marketeer Bo. Ze is nog niet begonnen of ze maakt direct een heel knullige fout. (We laten maar even in het midden wat dat was en houden het intussen maar op zwangerschapshormonen.) Gelukkig kreeg ze hierbij heel veel steun van haar collega’s waardoor het probleem al snel was opgelost. En dat is ook precies hoe Debitan denkt: in oplossingen. Of, hoe het zo mooi werd verwoord op de Facebookpagina van Omdenken: ‘Je kunt van alles een probleem maken, je kunt ook van een probleem van alles maken’ en dat laten we weer terugkomen in onze software waar jij hopelijk ook de vruchten van plukt.
Dinsdag
Debiteurenbeheer blijft een combinatie van techniek en mensen. Zo dacht ons systeem vandaag dat het Goede Vrijdag was door iets wat onze IT-man Koos 4 jaar terug al had ingevoerd. Hierdoor werden enkele processen vannacht niet gedraaid. Gelukkig was dit eenvoudig op te lossen en konden we het systeem snel op andere gedachten brengen.
Woensdag
Een onderdeel van onze werkzaamheden is het na bellen van facturen. Dat was ook precies wat debiteurenbeheerder Belinda vandaag aan het doen was. Toen ze een debiteur aan de telefoon kreeg en vroeg waarom deze de betaling nog niet had voldaan, antwoordde hij met ‘Ze betalen mij ook slecht’. Een antwoord waar we vaker mee te maken krijgen (lees hier ook de top 10 debiteurensmoezen). Toen Belinda vroeg hoeveel geld hij nog moest ontvangen van zijn klanten, zei hij hierop ‘veel’. (Wellicht dat Debitan ook wat voor zijn zaak is?) Gelukkig mochten we hem wel een betaal link mailen waarmee hij in ieder geval zelf de betaling vandaag nog kon voldoen. En we hopen voor hem dat hij zelf ook snel zijn geld mag ontvangen.