Het is best even wennen als (mede door onze eigen succes) het contact met een debiteur ‘ineens’ voorbij is, omdat hij alles heeft afbetaald. Nog even en dan is dit het geval bij de debiteur op woensdag. Lees verder ook in dit dagboek waarom je bij een telefonisch keuzemenu van een bedrijf nooit moet gaan voor de optie ‘als je belt voor een openstaande factuur’ (zie vrijdag) en hoe je reageert op een veelvoorkomende debiteurensmoes (maandag).
Donderdag
Vandaag was het heerlijk warm buiten. Zomers zelfs. Hoe lekker is het dan als je toevallig vrij hebt en fijn in de tuin van het zonnetje kan genieten? Terwijl debiteurenbeheerder Belinda op kantoor zat, belde ze naar de contactpersoon van één van onze klanten.
Contactpersoon: “Sorry, dan moet je echt even bij mijn collega zijn. Ik ben met zwangerschapsverlof en zit momenteel heerlijk in de tuin van het zonnetje te genieten.”
Zij was er dus zo één. Die van het zonnetje kon genieten.
Wij hadden vandaag echter ook niets te klagen. Niet alleen onze klanten (en toch ook wel veel debiteuren) zijn blij met ons, ook wij zijn blij met ons. En omdat It-er Ruben het zo prettig werken vindt met ons, trakteerde hij ons op een taartje 🙂 Uiteraard zijn wij ook erg blij met Ruben.
Vrijdag
Vandaag kwamen we erachter dat wanneer je te maken krijgt met een telefonisch keuzemenu van een bedrijf, je beter niet kunt gaan voor de keuze: ‘als je belt voor een openstaande factuur’. Toen debiteurenbeheerder Belinda namelijk voor deze optie had gekozen, stond ze wel héél lang in de wacht. Maar als het via de ene ingang niet lukt, gaan we gewoon op zoek naar een andere. Belinda hing de telefoon op en toetste nogmaals hetzelfde telefoonnummer in. Dit keer koos ze echter de optie ‘als je de receptie wilt spreken’. En hoppa, direct werd de telefoon opgenomen.
Maandag
Een veelgebruikt excuus (lees: smoes?) van debiteuren wanneer we vragen naar de reden van het uitblijven van een betaling, is:
“Ik heb geen factuur/herinnering ontvangen.”
Ook vandaag kreeg debiteurenbeheerder Nathalie hier weer mee te maken. Dit is natuurlijk ook erg makkelijk om te zeggen (en het zal gerust ook wel eens echt het geval zijn). Een debiteur blijft echter zelf verantwoordelijk voor zijn eigen administratie en de betaling van facturen. Ga als debiteurenbeheerder echter nooit in discussie en blijf altijd beleefd. Reageer in zo’n situatie als volgt:
“Vreemd, maar dit kan gebeuren. We sturen je direct een kopie van de factuur per mail toe. Wanneer mag ik van jou de betaling ontvangen?”
Dinsdag
Eén van onze klanten is gister gebruik gaan maken van onze service om een betalingslink van iDeal in een betalingsherinnering op te nemen. Direct vandaag is de eerste betaling via deze betaalmethode binnengekomen. En niet zomaar één. Het was een betaling van een factuur die al ruim een jaar openstond en die nu dus in één klap afbetaald is. Prompt kwam er dezelfde middag nog een betaling binnen via iDeal voor dezelfde klant. Wij kunnen het niet vaak genoeg melden, maar het werkt echt om de betaling voor een klant/debiteur zo makkelijk mogelijk te maken om facturen sneller betaalt te krijgen. Lees hier meer over deze succesvolle betaalmethode.
Woensdag
Debiteurenbeheerder Belinda belde vandaag met een debiteur die flink aan het inlopen was op zijn schulden.
Debiteur: “Straks heb ik alles afbetaald en dan hoeven we niet meer te bellen.”
Belinda: “Ach, dan bel ik toch gewoon voor de gezelligheid?”