Een bewogen week voor Debitan! Zo heeft een debiteur een dubbele geluksdag, houdt debiteurenbeheerder Belinda voet bij stuk en moet Aniska op dinsdag oppassen dat zij geen rozijntje wordt! Lees het allemaal in een nieuw Dagboek van een debiteurenbeheerder!

 

Maandag

Als debiteuren de rekeningen betalen, zijn wij blij. En onze klant ook. Alleen van boze debiteuren worden wij niet gelukkig. Maandag kregen wij een mailtje van een debiteur van een van onze klanten:

“Beste Debitan. Oké, dan betaal ik wel. Als dit jullie service is, lekker dan.”

We waren verrast door de boze toon van de debiteur. Dat is nooit onze bedoeling, dus belden we hem meteen op. Hij had een vriendelijke herinnering gekregen, maar die op een moment gelezen waarop hij net een akkefietje had gehad. Daarom interpreteerde de meneer de herinnering alsof wij hem beschuldigde van het opzettelijk niet betalen van een factuur. Dat was niet het geval: hij had de factuur simpelweg over het hoofd gezien. En wij beschuldigde hem nergens van; wij wezen hem alleen op het feit dat er nog een factuur open stond.

Gelukkig helderde ons telefoontje een heleboel op. De meneer was bekoeld, en zou alsnog de factuur betalen. Wij blij, klant blij, debiteur blij!

 

Dinsdag

Bij Debitan werken we als een team. Iedereen haalt regelmatig koffie of thee voor elkaar. Collegialiteit staat bij ons hoog in het vaandel. Dit keer was het debiteurenbeheerder Belinda die een ronde koffie en thee aanbood aan haar collega’s. Online marketeer Aniska sloeg de ronde af. “Wel goed blijven drinken hoor”, zei Belinda. “Straks word je nog een rozijntje!”

 

Woensdag

Onze debiteurenbeheerders bellen ontzettend veel. Ze bellen tientallen debiteuren na om ze te herinneren aan een openstaande factuur, en proberen altijd een betalingstoezegging te krijgen. Als je zelf ook vaak debiteuren belt, dan weet je waarschijnlijk wel dat het heel lang kan duren voordat je eindelijk iemand aan te telefoon krijgt. Laat staan dat je de juiste persoon te spreken krijgt!

Belinda zat vandaag in zo’n soort situatie. Ze moest door een lang keuzemenu om uiteindelijk bij de crediteurenafdeling te komen, om daarna nog eens doorverbonden te worden naar de juiste persoon. Ze stond vier minuten in de wacht. “Dit schiet niet op”, dacht Belinda bij zichzelf en hing de telefoon op. Toen ze nog een keer belde kreeg ze de eerste mevrouw weer aan de lijn die haar opnieuw wilde doorverbinden, maar daar stak Belinda een stokje voor. “Mevrouw, ik ben net doorverbonden en stond ruim vier minuten in de wacht, maar ik heb nog niemand gesproken. Dat vind ik heel vervelend. Is er een andere mogelijkheid waardoor ik toch de juiste persoon te spreken kan krijgen?” De mevrouw aan de andere kant van de lijn begreep Belinda’s frustraties en zorgde er voor dat iemand anders wel meteen beschikbaar was, zodat Belinda niet meer in de wacht hoefde te staan. Belinda kreeg door juiste persoon meteen een betalingstoezegging, en een paar minuten later kwam de iDEAL betaling binnen!

Zo zie je maar; als je beleefd blijft en doortastend bent, kom je heel ver!

 

Donderdag

Wij blijven altijd klantvriendelijk tegen de debiteuren die wij bellen en mailen. Als een debiteur moeite heeft om een grote factuur te betalen, maken wij dan ook vaak betalingsafspraken. Een afspraak kan bijvoorbeeld een bepaald bedrag zijn wat een debiteur wekelijks of maandelijks kan betalen. Er is ook altijd ruimte voor de debiteur om tussentijds extra geld over te maken, mocht hij of zij een financiële meevaller hebben gehad. Dat zorgt er uiteraard voor dat de factuur binnen no time voldaan is!

In zo’n geval beseft de debiteur vaak nog niet helemaal dat hij of zij al klaar is met het betalen van de factuur. Zo ook vandaag: we kregen een telefoontje van een debiteur die een financiële meevaller heeft gehad en een groot bedrag daarmee overhield. Hij wilde dat aan ons overmaken, maar kreeg het bedrag teruggestort op zijn rekening. Nadat hij ons belde hebben wij aan hem uitgelegd dat de factuur met de laatste automatische iDEAL betaling al was voldaan. Vrijdag was dus de meneer zijn geluksdag, want in plaats van één, heeft hij twee financiële meevallers gehad!

 

Vrijdag

Afgelopen vrijdag was onze kerstborrel. Debiteurenbeheerder Nathalie had thuis allemaal lekkere hapjes gemaakt en die meegenomen naar kantoor. Helemaal in kerstsfeer sloten wij de middag gezellig af!

 

Lees ook:

Dagboek van een debiteurenbeheerder – Doorverbinden

Blog debiteurenbeheer – Terugblikken op 2017