Wat doe je als je te maken hebt met klanten die maar niet willen betalen? Pak je die stevig aan en dreig je met incassobureaus of ga je voor de zachtere aanpak? De manier waarop jij communiceert is van grote invloed op het gedrag van jouw klanten. In deze blog lees je hoe je met jouw manier van communiceren de betalingstermijn van jouw facturen aanzienlijk kan verkorten.
Ga uit van het goede
Er zijn verschillende manieren om met een niet betalende klant (lees: debiteur) om te gaan. Vaak wordt er gekozen om strenge betaaltermijnen te hanteren, aanmaningen te sturen en te dreigen met incassobureaus. Echter wordt er bij deze aanpak vooral vanuit gegaan dat klanten te kwader trouw zijn, terwijl dat vaak helemaal niet het geval is. Zodra je dat inziet en je daar ook naar handelt, zal je zien dat bijna al jouw klanten overgaan tot het sneller betalen van jouw facturen.
Bouw een band op
Dat begint met het opbouwen van een band. Want, geloof het of niet, debiteuren zijn net echte mensen. Zo zijn ze ook net als alle andere mensen gevoelig voor emotionele prikkels. Jouw manier van communiceren kan daarom bijdragen aan het (alsnog) zo snel mogelijk betaald krijgen van een factuur. Mits je jouw communicatie op de doelgroep aanpast. Maar nóg belangrijker: je kan daarmee ook wanbetaling voorkomen.
Zo zullen klanten die jij persoonlijk kent of met wie je een warme band hebt, minder snel geneigd zijn een factuur veel te laat (of nooit) te betalen. Sterker nog, waarschijnlijk beland je zelfs bovenop de stapel. Houd die persoonlijke band dus warm. Bijvoorbeeld door gewoon eens op te bellen en te vragen hoe het gaat (zonder hierbij naar geld te vragen). En laat één van je medewerkers, die hem wekelijks langs het voetbalveld tegenkomt, hetzelfde doen.
Factureer duidelijk
Ook de manier waarop je factureert speelt een grote rol in het sneller betaalt krijgen van jouw facturen. In plaats van lappen tekst in vakjargon en veel te kleine lettertjes, dient een factuur kort en bondig te zijn en vooral duidelijk. Maak ook liever geen gebruik van afkortingen. Zet op een factuur niet meer dan nodig is. Klanten moet in één oogopslag kunnen zien van wie de factuur afkomstig is, waar de factuur om gaat, hoeveel ze dienen te betalen, voor welke datum ze dienen te betalen en op welke manier ze kunnen betalen.
Denk vooruit
Bij goed communiceren hoort ook eerder bellen, want zoals we al eerder hebben geschreven, werkt persoonlijk contact echt. Veel bedrijven nemen pas contact op met een klant wanneer de betaaltermijn verstreken is van de factuur. Beter is het om iets daarvoor de klant op te bellen en te vragen of de factuur goed is ontvangen en of alles klopt. Op deze manier heb je (weer) op een ontspannen manier contact met de klant en is de kans groot dat jij boven op de stapel komt indien hij meer rekeningen te betalen heeft.
Daarnaast kan een telefoongesprek minder makkelijk genegeerd worden dan een mailtje. Bereid het telefoongesprek echter wel goed voor. Formuleer tijdens het telefoongesprek helder je vragen en wees voorbereid op eventuele smoezen.
Blijf beleefd
Hoe lastig het soms ook kan zijn als je achter je geld aan moet zitten, probeer het toch: blijf beleefd. Een positieve manier van communiceren, samen met een band opbouwen en begrip tonen is de meest effectieve manier om facturen zo snel mogelijk (alsnog) betaalt te krijgen.
Waar jij vraagt om begrip om de factuur tijdig betaald te krijgen, is het ook goed om wederzijdse interesse te tonen door naar de reden te vragen van het uitblijven van de betaling. Misschien heeft de klant-debiteur wel even geen liquide middelen of is hij ontevreden over het product. Daar kun je wellicht wat mee. Blijf dan ook niet te lang hangen in de oorzaak van het niet betalen, maar blijf duidelijk communiceren en ga op zoek naar een oplossing die voor beide partijen werkt en haalbaar is. Uiteindelijk loont ‘verantwoord incasseren’. De factuur wordt dan niet alleen sneller betaald, het levert je ook nog eens een goede naam op.