Afgelopen zaterdag was de Dag van de Maximumsnelheid. Daar ging ons hart sneller van kloppen. Wij zijn namelijk dol op snelheid. Vooral als het gaat om betaalde facturen en tevreden klanten. Wat ons betreft gaat het nooit hard genoeg! Gelukkig kun je zelf heel veel doen om die snelheid op te krikken. Met goed debiteurenbeheer komt alles in een stroomversnelling.
In 2021 moesten MKB’ers gemiddeld 43 dagen wachten op de betaling van hun factuur. En dat terwijl het de bedoeling is dat de wettelijke betaaltermijn teruggaat naar 30 dagen. Hier is de overheid nog druk mee bezig. Een wet aanpassen is niet zomaar gedaan. Maar je debiteurenbeheer, daar heb je iedere dag zélf invloed op. En dus ook op de betaaltermijn die je klant hanteert.
Wees duidelijk vanaf dag 1
Wanneer je met een klant in zee gaat (of eigenlijk is het andersom: iemand gaat met jou in zee), dien je hem je algemene voorwaarden te verstrekken. Hier staat als het goed is je betaaltermijn in vermeld. Wanneer je klant iets bij jou afneemt, is hij verplicht om zich aan die termijn te houden, mits je hem daarvan op de hoogte hebt gebracht. In een eventueel contract kun je de betaaltermijn uiteraard ook nog opnemen.
Maak een workflow op maat
De betaaltermijn van de factuur gaat in nadat je hem hebt verstuurd. Dat is ook het moment waarop je debiteuren workflow in werking zou moeten treden. Wanneer je een systeem voor debiteurenbeheer (zoals Debitan) gebruikt, kun je instellen dat na 14 dagen automatisch een betaalherinnering wordt verzonden naar je klant. En na 21 dagen, kun je dan een reminder krijgen om je klant even na te bellen. Na 28 dagen kun je een volgende betaalherinnering laten versturen. Heb je zo je twijfels over het betaalgedrag van je klant, dan kun je deze termijnen ook aanpassen. En heb je andere afspraken gemaakt en vind je het prima om langer te wachten op je geld, kun je de workflow ook daarop instellen. Alhoewel we ons dat laatste nauwelijks kunnen voorstellen!
Blijf communiceren met je klant
We noemden het al even: het nabellen. Voor snelle betalingen en tevreden klanten is het belangrijk om te blijven communiceren met die klant. Wanneer je klant niet betaalt én niet reageert op je herinnering, is hem even bellen het beste wat je kunt doen. Zo kun je nagaan waarom hij niet betaalt. Het zou kunnen dat hij niet tevreden is over het product, de dienst of de service die je (niet) geleverd hebt. In een gesprek kun je daarachter komen én zoeken naar een oplossing. En is hij je écht vergeten en was zijn mailbox overvol? Dan kun je meteen vragen wanneer je de betaling kunt verwachten. Knappe klant als hij je dan nog vergeet! Goede communicatie draagt bij aan een goede relatie en tevreden klanten betalen sneller!
Laat ons een stapje harder gaan
Iedereen wil snel betaald worden, maar debiteurenbeheer kost tijd. Zelfs als je een groot deel automatiseert. Gelukkig is debiteurenbeheer onze core business. Wij doen de hele dag niets anders. Je debiteurenbeheer uitbesteden is dan ook (bijna altijd) een garantie voor sneller betalen. Jouw vaste debiteurenbeheerder houdt jouw workflows voortdurend in de gaten en pakt meteen de telefoon om je klanten te bellen wanneer het nodig is. En is je klant niet tevreden? Dan luisteren we en maken in overleg met jou duidelijke afspraken. Zo voelt je klant zich gehoord, wordt zijn onvrede opgelost en betaalt hij de volgende keer eerder. Dat is debiteurenbeheer op maximumsnelheid!
