In onze datagedreven samenleving draait alles om efficiëntie. Meten is weten en weten is slim kunnen schakelen. Dat maakt het zo fijn dat steeds meer softwaretoepassingen met elkaar kunnen samenwerken. Dat is al jaren zo met boekhoudprogramma’s en de bank, door bankkoppelingen en natuurlijk door het communiceren van boekhoudprogramma’s met de debiteurenadministratie. Je kunt dit echter nóg een stapje verder trekken, door ook je voorraadbeheer mee te nemen in dit proces. Door dit te koppelen aan debiteurenbeheer én je boekhoudprogramma houd je eenvoudig alle ballen hoog én je cashflow in beweging.
Dit zijn 4 voordelen van het koppelen van voorraadbeheer en debiteurenadministratie
1. Je waarborgt een gezonde cashflow
Wanneer je je voorraadbeheer koppelt aan het debiteurenbeheer worden verkopen meteen verwerkt in de voorraad. Nadat je klant een bestelling heeft geplaatst wordt een factuur aangemaakt en de informatie uit de factuur wordt verwerkt in de voorraadadministratie. Zo komt de workflow voor het debiteurenbeheer in beweging, maar ook die voor voorraadbeheer. Zo is je voorraad altijd afgestemd op de daadwerkelijke vraag en loop je niet achter de feiten aan, omdat je nog geen tijd hebt gehad om je administratie te doen. Je kunt ook een drempel instellen, zodat je een seintje krijgt wanneer je nieuwe bestellingen moet plaatsen om de voorraad weer op peil te brengen. En wanneer je voorraad en verkopen op elkaar zijn afgestemd zorgt dat voor een gezonde cashflow, omdat je niet onnodig kapitaal vasthoudt in overtollige voorraad.
2. Je klantenservice is on point
Wanneer je je voorraadbeheer koppelt aan het debiteurenbeheer kun je voorraadniveaus nauwlettend volgen. Je weet precies waar je klant naar op zoek is en waar behoeften liggen. Zo is je voorraad beter afgestemd op de vraag van de markt, maar kun je bijvoorbeeld ook eenvoudiger gerelateerde producten voorstellen of je klant positief verrassen. En als je weet dat je klant met vaste regelmaat bestelt, zorg jij dat je het weer op voorraad hebt zodat je altijd snel kunt leveren. Zo werk je aan klanttevredenheid en loyaliteit vanuit je klant. Als je levert aan andere bedrijven kun je ook meedenken met hun voorraadbeheer, wat zal zorgen voor een betere klantbeleving.
3. Processen worden geoptimaliseerd
Wanneer voorraad- en debiteurenbeheer naadloos in elkaar overgaan, draagt dat bij aan een efficiëntere werkwijze binnen het bedrijf. Vraag en aanbod worden beter op elkaar afgestemd, bestellingen en betalingen worden direct verwerkt en in het dashboard van Debitan hebben jij en je collega’s in één oogopslag precies het overzicht dat je nodig hebt. Zo kun je sneller leveren, sneller verwerken en efficiënter opereren. Onderaan de streep zorgt dat voor lagere kosten.
4. Je kunt strategische beslissingen nemen
Als je de relatie tussen voorraad en debiteurenbetalingen in beeld hebt, kun je beter beslissingen nemen over zowel het voorraad- als het debiteurenbeheer. Stel dat je levert aan een ander bedrijf en je ziet dat het voorraadniveau van een bepaald product hoog is, terwijl betalingen achterblijven, dan gaat ergens iets fout. Het zou kunnen dat jouw klant teveel inkoopt en te weinig verkoopt, wat een negatieve invloed heeft op zijn cashflow en daarmee op die van jou. Je kunt als groothandel dan contact opnemen met je klant en andere afspraken maken over leveringen, zodat zijn voorraad beter wordt afgestemd op de verkoop, waardoor dat bij jou ook zo zal gaan.
Een ander voorbeeld is die klant die steeds grote bestellingen doet, maar altijd te laat betaalt. Dat kan een reden zijn om een limiet te stellen aan het bedrag dat hij op rekening kan bestellen of voor een debiteurenworkflow op maat in te stellen met strakkere betaaltermijnen. Onderaan de streep help je zo niet alleen jezelf, maar ook je klant aan een gezonde cashflow.
Ontdek onze module voor voorraadbeheer
De module voor voorraadbeheer is één van de aanvullende modules die we bij Debitan hebben ontwikkeld om onze klanten een betere ervaring te geven. Je debiteurenadministratie is tenslotte een belangrijk startpunt voor een scala aan bedrijfsprocessen. Het zegt iets over klanttevredenheid, over de populariteit van producten en diensten, maar ook iets over order- en voorraadmanagement. Wil je weten hoe dit er in de praktijk uit ziet voor jouw bedrijf? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een demo van Debitan, in combinatie met de module voor voorraadbeheer!