Dit jaar niet meer achter de feiten aanlopen met daadkrachtig debiteurenbeheer
Of je goede voornemens nou onzinnig vindt of ze juist gebruikt als leidraad voor betere gewoonten; het nieuwe jaar is altijd een goed moment om weer opnieuw te beginnen met bepaalde zaken. Met je debiteurenbeheer begin je eigenlijk iedere week of maand opnieuw, afhankelijk van je facturatiemoment. Maar dit is een goed punt om te beginnen het eens écht goed te organiseren. Wij hebben 3 methodes voor je, die als je ze zou combineren, nóg meer effect opleveren. Maar een start maken is het allerbelangrijkste.
1. Je debiteurenbeheer automatiseren
Het traject van debiteurenbeheer begint bij het versturen van je factuur en eindigt nadat je factuur betaald is door je klant, jouw debiteur dus. In het beste geval loopt het daarna nog verder, met een klant die blijft terugkeren. Dat hele proces valt of staat met daadkracht en consequent zijn. Na een vaste periode stuur je een betaalherinnering, een periode daarna kun je eens nabellen, daarna kun je nog een extra betaalherinnering sturen en de volgende stap is een aanmaning met een waarschuwing voor incasso. Maar als je die eerste stappen consequent aanpakt, hoef je over vervolgstappen helemaal niet na te denken. Je debiteurenbeheer automatiseren doe je met software voor debiteurenbeheer, zoals Debitan. Hierin stel je vaste workflows in, waarna het systeem op de juiste momenten herinneringen verstuurt óf jou herinnert om even te gaan bellen. En dat bellen: dat is een andere belangrijke methode.
2. Je klant zelf (aan)spreken
Debiteurenbeheer is eigenlijk een vorm van after sales. Je stuurt je factuur tenslotte pas na de (op)levering van je diensten. Een veelvoorkomende reden dat klanten (nog) niet betalen is dat ze je factuur vergeten of gemist hebben. Een andere kan zijn dat je klant niet tevreden is over wat je hem geleverd hebt of over de hoogte van de factuur. Wanneer je je klant regelmatig spreekt kun je dit makkelijker ondervangen. Wederzijds verwachtingen management, maar ook het controleren of de verwachtingen worden waargemaakt, voorkomt dat je klanten niet willen betalen. Heb je hier niet zoveel tijd voor (of zin in), dan is het belletje na het uitblijven van directe betaling na de oorspronkelijke factuur wél belangrijk. In een gesprek kun je nagaan of je klant tevreden is, maar ook meteen reageren als dat niet het geval is. En je kunt direct sturen op concrete afspraken rondom een betaling. En zeg nou zelf: met laagdrempelig contact gaat alles makkelijker!
3. Je debiteurenbeheer uitbesteden
Wil je de boel goed georganiseerd hebben, maar ook liever je tijd besteden aan andere zaken dan achter je klanten aanlopen, dan is er ook nog de optie van het uitbesteden. Bij ons, bijvoorbeeld. Je debiteurenadministratie wordt dan ingericht in Debitan, waarna jouw vaste debiteurenbeheerder je contact met jouw klanten onderhoudt. Dat kan gewoon onder jouw bedrijfsnaam, zodat je klant er geen erg in heeft dat een externe partij namens jou belt. Wij doen de hele dag niets anders dan bellen met de klanten van onze klanten en daarbij de onderlinge relatie waarborgen. Zo bieden we een luisterend oor, maken we duidelijke afspraken en zorgen zo dat jouw facturen tijdig worden betaald. Of het werkt; dat zie je aan je cashflow. Maar je kunt natuurlijk heel eenvoudig meekijken in het systeem. Het blijven tenslotte jouw debiteuren.
Wil je aan de slag of wil je eerst weten wat voor jou de meest handige stap is om nu te zetten? Neem vrijblijvend contact met ons op. We vertellen je graag meer of laten je in een demo zien hoe je debiteurenadministratie er dit jaar uit kan zien. Lekker begin, toch?