Was ist eine Zahlungserinnerung?
Wenn du etwas verkauft oder eine Dienstleistung erbracht hast, schickst du dem Kunden eine Rechnung. Auf dieser Rechnung gibst du deutlich an, bis zu welchem Datum die Rechnung bezahlt sein muss. Leider kommt es häufig vor, dass die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird. Menschen vergessen manchmal zu bezahlen oder es gibt einen anderen Grund, warum es (versehentlich) noch nicht geschehen ist. Das bedeutet jedoch nicht, dass du immer noch auf dein Geld warten musst. Um deinem Kunden mitzuteilen, dass du immer noch auf sein Geld wartest, schickst du eine Zahlungserinnerung. Dies ist eine freundliche Nachricht, in der du deinem Kunden mitteilst, dass er deine Rechnung noch nicht bezahlt hat und bittest, dies so schnell wie möglich nachzuholen.
Keine Zeit für all diese Erinnerungen?
Wann schickst du eine Zahlungserinnerung?
Viele Unternehmen warten sehr lange damit, eine Erinnerung zur Zahlung zu verschicken. Aber warum solltest du das tun? Warten deine Lieferanten auch gerne länger auf deine Zahlung? Schicke die Zahlungserinnerung direkt nach Ablauf der ursprünglichen Zahlungsfrist. Der Kauf ist dann in der Regel noch gut in Erinnerung deines Kunden, und du zeigst, dass du deinen Kunden nicht vergessen hast. Eine Zahlungserinnerung kannst du digital oder per Post verschicken.
Viele Unternehmen haben eine Zahlungsfrist von 14 Tagen. Am 15. Tag kannst du dann eine Erinnerung verschicken.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Eine Zahlungserinnerung ist nicht dasselbe wie eine Mahnung. Eine Erinnerung ist eine freundliche Erinnerung. Jeder vergisst mal etwas. Füge der Erinnerung die Rechnung erneut bei oder füge einen Zahlungslink hinzu.
Eine Mahnung ist weniger freundlich formuliert und hat einen bestimmenderen Charakter. Außerdem gibst du in einer Mahnung an, welche Konsequenzen es hat, wenn die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird. Eine Mahnung schickst du normalerweise, wenn eine Zahlungserinnerung nicht den gewünschten Effekt hat.
Eine klare Zahlungserinnerung
Menschen mögen Klarheit. Sie möchten wissen, woran sie sind und was von ihnen erwartet wird. Eine klare Rechnung, auch als Rechnung bezeichnet, trägt sicherlich zu einer rechtzeitigen Zahlung bei. Das gilt natürlich auch für die Zahlungserinnerung. Füge mindestens die folgenden Informationen hinzu:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum;
- offener Betrag;
- Kunden- und/oder Auftragsnummer;
- die ’neue‘ Zahlungsfrist.
Sende die ursprüngliche Rechnung erneut mit oder erleichtere es deinem Kunden noch mehr, indem du einen Zahlungslink wie einen QR-Code oder einen iDEAL-Link mitschickst. Dadurch erhöhst du die Chance auf eine schnelle Zahlung.
Welche Zahlungsfrist gibst du in einer Zahlungserinnerung an?
Die Zahlungsfrist, die du in der Erinnerung angibst, hängt von der Zahlungsfrist der ursprünglichen Rechnung ab. Siehe unten:
Ursprüngliche Rechnung Zahlungserinnerung
- 14 Tage 5 Tage
- 15-30 Tage 7 Tage
- 30+ Tage 10 Tage
Immer noch unbezahlt?
Auch nach dem Versand einer Zahlungserinnerung kann es vorkommen, dass deine Rechnung noch offen ist. Was tust du dann? Die Optionen, die du dann hast, sind weniger freundlich formuliert und im Allgemeinen bestimmender. . Dieser weitere Schritt beginnt mit dem Versand einer ersten Mahnung. Darin erklärst du klar, welche Konsequenzen es hat, wenn eine Zahlung ausbleibt.
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