UBL steht für Universal Business Language. UBL ist eine Computersprache, in der Dokumente erstellt werden müssen, um sicherzustellen, dass bestimmte Rechnungsdaten immer an derselben Stelle landen. Dadurch können Systeme die Rechnungen automatisch einlesen. Du musst sie dann nicht mehr manuell eingeben. Mit einer UBL-Rechnung kannst du also vollständig automatisierte elektronische Rechnungsstellung durchführen.

Warum eine UBL-Rechnung?

Die Verarbeitung einer Rechnung erfordert viele manuelle Schritte. Heutzutage werden sie hauptsächlich digital versendet, was natürlich schon hilft. Aber wenn du eine Rechnung in der Buchhaltung erfassen und Daten übernehmen musst, kostet das Zeit und es besteht immer die Gefahr von Fehlern. Die niederländische Regierung hat sich bereits für die standardisierte E-Rechnungsstellung in Form einer UBL-Rechnung entschieden. Seit dem 1. Januar 2017 ist dies sogar verpflichtend. Wenn du eine „normale“ Rechnung an die niederländische Regierung sendest, wird sie nicht mehr verarbeitet.

Vorteile einer UBL-Rechnung

Eine UBL-Rechnung ist schnell, zuverlässig, sicher und fehlerfrei. Aus diesem Grund bevorzugt die Regierung die Verwendung dieses Rechnungsformats, um die allgemeine Einführung der E-Rechnungsstellung zu fördern. Das Wunschziel ist es, dass in Zukunft alle Lieferanten ihre UBL-Rechnungen problemlos direkt in das Beschaffungssystem des Abnehmers senden können. Aber das wird noch eine Weile dauern, einfach weil viele Lieferanten diese Möglichkeit noch nicht haben.

Um die Benutzerfreundlichkeit von UBL zu verbessern, wurde der UBL-Ketten-Test ins Leben gerufen. Dies ist eine Initiative des Forschungsunternehmens GBNED. Das Hauptziel des UBL-Ketten-Tests besteht darin, eine Plattform für Softwareanbieter und Entwickler (Endbenutzer) bereitzustellen, die UBL in ihrer Software ermöglichen möchten. Auf diese Weise wird UBL nach und nach in immer mehr Systeme integriert und es wird für jeden möglich sein, Rechnungen in diesem Format zu versenden.