Ein erfolgreiches Debitorenmanagement liegt vor, wenn der Anteil der offenen Forderungen im Verhältnis zu Ihrem Umsatz so gering wie möglich ist. Mit anderen Worten, wenn die Rechnungen rechtzeitig und vollständig bezahlt werden. Leider geschieht dies nicht von selbst, und um dies zu erreichen, müssen Sie viel Zeit und Energie investieren.
Zahlungsausfall tritt häufiger auf als gedacht
Nicht bezahlte Rechnungen kommen häufiger vor, als Sie denken. Dies liegt nicht immer an finanziellen Problemen oder böswilligen Absichten. Eine verspätete oder ausbleibende Zahlung kann zum Beispiel auch auf schlechte Buchführung oder geschäftliche Streitigkeiten zurückzuführen sein. Zahlungsausfall ist einer der Hauptgründe für Unternehmensinsolvenzen. Es ist daher äußerst wichtig, dass Sie alles tun, um dies zu vermeiden.
Zahlungsausfall verhindern
Für ein erfolgreiches Debitorenmanagement können Sie bereits im Vorfeld einige Dinge regeln. Beispielsweise können Sie vor Vertragsabschluss mit einem Unternehmen oder einer Person eine Bonitätsprüfung durchführen. Dadurch können Sie das Risiko von Zahlungsausfällen untersuchen, bevor Sie sich für eine Zusammenarbeit entscheiden. Darüber hinaus sollten klare Vereinbarungen zur Zahlungsfrist getroffen und eingehalten werden. Haben Sie beispielsweise eine Zahlungsfrist von 14 Tagen vereinbart, können Sie nicht erst nach einem Monat prüfen, ob die Zahlung tatsächlich erfolgt ist.
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Arbeitsprozess des Debitorenmanagements
Um Ihr Debitorenmanagement effektiv durchzuführen, ist es am besten, einen festen Arbeitsablauf zu verwenden. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie ein solcher Prozess des Debitorenmanagements aussehen kann. Dabei verwenden wir eine Zahlungsfrist von 14 Tagen.
- Zahlungserinnerung: 15 Tage nach Rechnungsdatum
- Telefonische Erinnerung: 21 Tage nach Rechnungsdatum
- Mahnung: 30 Tage nach Rechnungsdatum
- Letzter telefonischer Versuch: 44 Tage nach Rechnungsdatum
Wenn nach dem letzten telefonischen Versuch immer noch keine Zahlung eingegangen ist, können Sie erwägen, die Forderung beispielsweise an ein Inkassobüro zu übergeben.
Automatisierung des Forderungsmanagements
Debitan bietet verschiedene Softwarepakete an, mit denen Sie das Management Ihrer Debitoren automatisieren können. Das bedeutet, dass Ihre Debitoren automatisch nach dem Versand der Rechnung verfolgt werden.
Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Paketen. Bei Debitan erhalten Sie auch zusätzliche Module, mit denen wir Ihre Forderungsverwaltung vollständig anpassen können. Weitere Informationen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Außerdem haben Sie die Wahl, Ihre Verwaltung selbst zu übernehmen oder sie komplett auszulagern.
Forderungsmanagement auslagern oder selbst durchführen?
Ob Sie Ihre Forderungsverwaltung auslagern oder selbst durchführen sollten, hängt von mehreren Faktoren ab. Es hängt unter anderem von der Anzahl der Forderungen ab, die Sie haben.
Im Allgemeinen gilt, dass kleine Unternehmen es selbst durchführen können, Für (mittel)große Unternehmen ist es ratsam, es auszulagern. Für (mittel)große Unternehmen ist es ratsam, es auszulagern.