Het Team Juridische Zaken – Monika Boomgaard
„Als ich im Team Juridische Zaken angefangen habe, wurde mir Debitan zugewiesen. Das Unternehmen arbeitete bereits seit einiger Zeit mit dem System. Nach zwei Monaten Einarbeitung und Erkundung habe ich selbst proaktiv Kontakt aufgenommen. Nathalie ist unsere feste Ansprechpartnerin und ich habe ein sehr gutes Gefühl bei ihr. Wir haben wöchentlich Kontakt, in dem wir uns über praktische Angelegenheiten austauschen. Kurz, aber prägnant. Nathalie kennt unsere Kunden und weiß, was in unserem Unternehmen und bei unseren Kunden los ist. Dadurch können wir effizient kommunizieren und schnell vorankommen. Das gibt mir die Gewissheit, dass alles gut geregelt ist. Ich weiß, dass alles läuft.
Gutes Debitorenmanagement ist existenziell
Das Debitorenmanagement muss systematisch erfolgen. Wenn man sagt, dass man Kunden anrufen wird und es dann doch nicht tut, verliert man den Moment mit dem Kunden. Aufschieben ist dann sehr einfach. Für beide Parteien. Das Debitorenmanagement ist ein sensibler Teil des Geschäftsprozesses. Wenn es nicht gut läuft, hat das Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Immerhin fließt weniger Geld herein. Besonders in dieser Zeit kann das Unternehmen das Genick brechen. In kleinen Unternehmen sieht man oft, dass jemand in der Buchhaltung mehrere Verantwortlichkeiten hat, darunter auch das Debitorenmanagement. Das ist sehr verwundbar und fehleranfällig. Es ist einfach zu vergessen, dass man noch die Kunden wegen offener Rechnungen anrufen musste. Das ist der Grund, warum wir das Debitorenmanagement ausgelagert haben. Wir glauben daran, dass man Spezialisten das tun lassen sollte, wofür sie gut sind. Das machen wir auch selbst. Man kann nicht alles selbst machen und das muss man auch nicht. Auf diese Weise sparen wir viel Zeit, Energie, Fehler und Geld.
Erst säen, dann ernten
Im letzten Jahr hat sich bei uns intern viel verändert. Wir haben eine große Kundenbasis und verschiedene Geschäftsmodelle, die parallel existieren. Intern haben wir viel digitalisiert, um auf dem neuesten Stand der Marktentwicklungen zu sein. Dabei ist es wichtig, dass all diese Systeme miteinander kommunizieren. Zusammen mit Nathalie habe ich hart an den Workflows, der Verwaltung selbst und der Art und Weise, wie alles zusammenarbeitet, gearbeitet. Jetzt ernten wir die Früchte all der Arbeit des letzten Jahres. Vielleicht müssen wir in Zukunft nicht mehr wöchentlich telefonieren, weil alles gut läuft, aber ich finde es schön, dass sie sich die Zeit genommen hat, sich gegenseitig gut kennenzulernen.
Die Erfolgsformel für Ihr Debitorenmanagement
Meiner Meinung nach kann man den Erfolg beim Auslagern des Debitorenmanagements, wie wir es jetzt tun, auf die folgende Kombination zurückführen:
- Ein guter Prozess mit erfahrenen Mitarbeitern, die wissen, was sie tun;
- Guter Kontakt zum Kunden, in diesem Fall zu uns, damit man sich gegenseitig wirklich versteht;
- Die Organisation auf Kundenseite. Wir sind dafür verantwortlich, dass wir Daten über unsere Kunden und Rechnungen schnell liefern. Andernfalls kann man nicht erwarten, dass alles reibungslos verläuft;
- Eine gute Zusammenarbeit zwischen dem Debitorenmanager und dem Kunden.
Unser Debitorenmanagement läuft jetzt größtenteils automatisch über verschiedene Workflows für die verschiedenen GmbHs. Die Workflows sind komplett auf uns abgestimmt. Es fühlt sich an wie ein maßgeschneidertes System. Alle Schritte sind prozessual mit mathematischer Präzision berechnet. Während das System arbeitet, können wir uns auf unsere Arbeit konzentrieren. Sorgenfreies Unternehmertum und das tun, worin wir gut sind. Das wünsche ich jedem Unternehmer.“