Es gibt nichts Ärgerlicheres für einen Unternehmer als eine unbezahlte Rechnung. Leider wird fast jeder irgendwann mit Zahlungsausfällen konfrontiert. Wenn ein Auftraggeber oder Kunde eine Rechnung nicht bezahlt, kann dies ein Unternehmen so sehr in Schwierigkeiten bringen, dass es seine eigenen Rechnungen nicht mehr begleichen kann. Im schlimmsten Fall kann dies sogar zur Insolvenz eines Unternehmens führen. In diesem FAQ erfährst du, was du tun kannst, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird.
Überprüfe im Voraus mit wem du Geschäfte machst
Wenn du bereits mit einer unbezahlten Rechnung zu tun hast, hast du vielleicht nicht direkt etwas von diesem Tipp. Aber vielleicht kannst du dies in Betracht ziehen, bevor du eine Vereinbarung mit potenziellen neuen Kunden triffst. Es ist ratsam, das Risiko von Zahlungsausfällen im Voraus abzuschätzen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Du kannst zum Beispiel eine Bonitätsprüfung durchführen lassen oder eine Risikoprüfung in Auftrag geben. Beide Optionen sind nicht teuer und können dir viel Ärger ersparen.
Mach die Bezahlung einfach
Mache es dem Kunden so einfach wie möglich, zu bezahlen, und biete verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an. Denke dabei zum Beispiel an iDEAL, aber auch an Paypal, (einmalige) automatische Lastschrift, digitale Einzugsermächtigung, Kreditkarte und Kauf auf Rechnung über AfterPay oder Klarna. Wenn du die Rechnung per Post versendest, ist es oft naheliegend, einen Zahlschein beizulegen. Aber auch hier kannst du andere Optionen anbieten, wie zum Beispiel einen iDEAL QR-Code. Ein Kunde kann dann direkt mit der Zahlungs-App auf seinem Handy bezahlen.
Frist auf der Rechnung angeben
Lasse bei der Rechnungsstellung keine Unklarheiten über das Zahlungsziel aufkommen. Nenne daher nicht nur die Zahlungsfrist (zahlbar innerhalb von 30 Tagen), sondern sei spezifisch und nenne das genaue Datum (bezahlen bis zum 30. August). Gib außerdem sehr deutlich an, um welches gelieferte Produkt oder welche Dienstleistung es sich handelt und welcher Gesamtbetrag zu begleichen ist. Ein ordentliches Layout, das mit deinem Corporate Design übereinstimmt, trägt auch dazu bei, dass eine Rechnung schneller bezahlt wird, da der Kunde auf diese Weise sofort erkennt, von wem die Rechnung stammt und Vertrauen aufbaut. Eine Rechnung, bei der der Kunde raten muss, wer der Absender ist, wird nicht sehr schnell bezahlt.
Erinnere den Kunden an die ausstehende Zahlung
Das kann bereits mit einer einfachen Erinnerungs-SMS mit Zahlungslink geschehen. Du kannst auch eine Erinnerungsmail an den Schuldner senden. Telefonischer Kontakt trägt ebenfalls dazu bei, dass eine Rechnung schneller bezahlt wird und wirkt oft freundlicher. Auf diese Weise kannst du auch die Kundenbeziehung aufrechterhalten. Höre dir den Grund des Schuldners für die Nichtzahlung der Rechnung an, aber widme dich vor allem der Lösung des Problems. Treffe zum Beispiel bei Bedarf eine Ratenzahlungsvereinbarung. Mit einer solchen Vereinbarung ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass eine Rechnung doch noch bezahlt wird.
Erinnere den Kunden erneut
Diesmal auf eine etwas nachdrücklichere Weise und erwähne auch die Konsequenzen bei ausbleibender Zahlung, wie Inkassokosten und mögliche Zinsen, die zum Beispiel anfallen können. Eine solche zweite, nachdrücklichere Erinnerung wird auch als Mahnung bezeichnet. Versuche auch einen letzten telefonischen Versuch, die Rechnung doch noch bezahlt zu bekommen.
Übergib die Forderung an einen Dritten
Hast du alles versucht, um die Rechnung bezahlt zu bekommen, aber immer noch nichts erhalten? Dann kann es ratsam sein, die Forderung zum Beispiel an ein Inkassobüro zu übergeben. In diesem Fall setzt du den Schuldner in Verzug. Wenn du dem Kunden oder Auftraggeber mitteilst, dass du die Forderung mit Zwangsmitteln einziehen wirst, vergiss nicht zu erwähnen, dass auch alle zusätzlichen Kosten zu seinen Lasten gehen werden.
Die oben genannten Tipps können dazu beitragen, dass du deine Rechnungen in Zukunft schneller bezahlt bekommst. Und es muss nicht viel Arbeit sein. Ein guter Start erleichtert dir bereits die Hälfte der Arbeit. Und wenn du dein Debitorenmanagement automatisiert hast, spart das auch enorm viel Zeit. Du erhältst automatisch rechtzeitig eine Erinnerung, wenn eine Zahlungsfrist überschritten wurde, und kannst mit einem festen Zeitplan die Nachverfolgung einleiten. Möchtest du überhaupt keine Arbeit mehr mit deinem Debitorenmanagement haben? Dann kannst du auch entscheiden, dein gesamtes Debitorenmanagement auszulagern.