Wendy van Akker-Vlasveld – HBK
‚Ich habe das Debitorenmanagement immer selbst gemacht. Nachdem die Rechnungen verschickt wurden, kümmerte ich mich um die Mahnungen und Anrufe, wenn Zahlungen ausblieben. Das war sehr zeitaufwändig. Zeit, die ich lieber dafür verwenden würde, für Kunden zu arbeiten, anstatt ihnen hinterherzulaufen, um Zahlungen zu erhalten!“
„Ein Bekannter von uns hat von Debitan erzählt. Er hat das System selbst genutzt und positive Erfahrungen mit der Software und dem Unternehmen gemacht. Serge kam vorbei, um eine Demonstration und Erklärungen zu geben. Seine Geschichte und die Möglichkeiten passten perfekt zu dem, wonach wir gesucht haben. Die Entscheidung war also nicht schwer. Wir dachten: Wir probieren es einfach aus und sehen, wohin uns das führt. Aber das Schiff fährt immer noch reibungslos weiter.“
Mit Blick auf den Kunden
„Debitan übernimmt den Anruf- und E-Mail-Prozess nach der Rechnungsstellung von mir. Das ist sehr angenehm. Der Mahnprozess fühlt sich oft etwas unangenehm an und kostet viel Zeit. Außerdem sehen wir, dass fremde Augen Wirkung zeigen. Wenn eine externe Partei eine Nachricht über eine offene Rechnung sendet, bezahlen Kunden oft schneller. Dennoch ist Zwang nicht das Hauptziel. Es ist vor allem wichtig, dass der gesamte Prozess für unsere Kunden gut anfühlt. Für die Debitorenmanager bei Debitan ist das die Herausforderung. Sie müssen die Beziehung zum Kunden ein wenig einschätzen. Aber das gelingt ihnen sehr gut.“
Zeitersparnis und Effizienz
„Der größte Vorteil der Zusammenarbeit mit Debitan ist die Zeitersparnis. Ich habe schnell einen Überblick über den aktuellen Stand. Welche Rechnungen bearbeitet werden, wie lange Rechnungen offen sind, usw. Ich habe wöchentlich Kontakt mit Laura. Mein Kollege sorgt dafür, dass alle Rechnungen und Zahlungen in Exact Online aktualisiert werden, und dann frage ich Laura, ob sie die Synchronisierung in der Debitorenmanagement-Software durchführen kann, damit Debitan die Aufgaben wieder übernehmen kann. Außerdem überprüfe ich täglich die Bankkonten auf Zahlungseingänge und verarbeite dies direkt im Portal von Debitan.“
Angemessenheit und Freundlichkeit
„Wenn Kunden nicht bezahlen, kann das daran liegen, dass sie langsame Zahler sind, mit der Rechnung nicht einverstanden sind oder Zahlungsprobleme haben. Wenn wir feststellen, dass Kunden nicht bezahlen, nehmen wir oft selbst Kontakt mit ihnen auf. Wir legen großen Wert auf die Kundenbeziehung. Daher wählen wir immer eine angemessene Kommunikation, basierend auf Vernunft und Freundlichkeit. Wir sind auch offen für Ratenzahlungen, wenn dies erforderlich ist. Glücklicherweise reicht die Erinnerung von Debitan oft aus, um Kunden zur Zahlung zu bewegen. Es gab nur drei Fälle, in denen wir eine Rechnung ausstellen mussten, weil es wirklich keine Fortschritte gab. Und wenn es Vereinbarungen gibt, überwacht Laura für uns, ob diese auch ordnungsgemäß eingehalten werden. Das spart mir wieder Zeit!“
Tipp von Wendy
„Es ist wichtig, dass du schaust, wie lange du genau mit dem Debitorenmanagement beschäftigt bist. Wie viel Zeit investierst du in das Versenden von Mahnungen, das Nachtelefonieren und das Überprüfen von allem? Dann kannst du eine Abwägung treffen, was du lieber tun möchtest: für die Kunden arbeiten oder ihnen hinterherjagen, um Zahlungen zu erhalten. Und dabei ist es auch sehr schön, so etwas an ein Unternehmen auszulagern, das darin gut ist. Viele Menschen empfinden es schließlich als unangenehm, Zahlungen einfordern zu müssen. Wenn jemand anderes deine Kunden wegen der Bezahlung deiner Rechnungen kontaktiert, entsteht eine gewisse Distanz. Das ist angenehm. Dann kannst du in der Zwischenzeit einfach weiter für diese Kunden arbeiten, ohne einen faden Beigeschmack.“
Über HBK
HBK Steuerberater_Wirtschaftsprüfer_Experten für Expatriates unterstützt Unternehmer dabei, das Beste aus ihrem Unternehmen herauszuholen. Sie unterscheiden sich von ihren Kollegen, indem sie über die bloße Steuerlast hinausblicken und Chancen nutzen, die andere nicht einmal sehen. Der Kunde steht immer im Mittelpunkt. Der Fokus liegt nicht darauf, wie der Kunde als Unternehmer gehandelt hat, sondern wie er handeln sollte. HBK entlastet ihre Kunden, damit diese sich auf das Unternehmertum konzentrieren können. Die fünfundzwanzig Berater begrenzen währenddessen die Abgaben an den Fiskus und stehen als Berater und Unterstützer an der Seitenlinie.
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