Datenschutzbestimmungen

Die folgende Datenschutzrichtlinie gilt für alle Website-Besuche, Transaktionen und Vereinbarungen mit Debitan B.V. mit Sitz in Hoorn, Geldelozeweg 33, 1625 NW.

1. Begriffsbestimmungen

In dieser Datenschutzerklärung werden die folgenden Begriffe verwendet.

DSGVO: Allgemeine Datenschutzverordnung

Personenbezogene Daten: Daten, die direkt oder indirekt etwas über Sie aussagen. Zum Beispiel Ihr Name und Ihre Adresse, aber auch finanzielle Informationen.

Verarbeitung: Alles, was mit personenbezogenen Daten gemacht werden kann. Zum Beispiel das Sammeln, Speichern, Verwenden und Löschen Ihrer Daten aus unserer Verwaltung.

Auftraggeber: Organisationen, die mit uns einen (Inkasso-)Vertrag abgeschlossen haben.

Schuldner: Die Auftraggeber/Kunden unserer Auftraggeber.

(Inkasso-)Vertrag: Der Vertrag zwischen uns und unseren Auftraggebern, der die Bedingungen festlegt, unter denen wir (Inkasso-)Dienstleistungen erbringen.

Forderungen: Forderungen der Auftraggeber gegenüber ihren Schuldnern aufgrund der von den Auftraggebern gelieferten Produkte und/oder Dienstleistungen.

Verantwortliche Stelle: Diejenige Person, die gemäß der DSGVO das Ziel und die Mittel für die Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt. Diejenige Person, die tatsächlich bestimmt, was mit den Daten geschieht.

Betroffene Personen: Natürliche Personen, die Auftraggeber oder Schuldner sind, deren Daten wir verarbeiten.

2. Wer ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich?

Debitan B.V. ist als Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung zuständig.

Debitan B.V. handelt auch unter den Namen DBO Incasso, DBO Finance und Juridisch365.

Besuchs- und Postadresse
Geldelozeweg 33
1625 NW Hoorn

3. Von wem verarbeitet Debitan personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von:

– Schuldnern;

– (Potenziellen) Auftraggebern;

Wenn dein Unternehmen personenbezogene Daten von Mitarbeitern an uns weitergibt, bist du verpflichtet, die Mitarbeiter darüber zu informieren. Du kannst ihnen diese Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen. Die Mitarbeiter können dann sehen, wie wir mit ihren personenbezogenen Daten umgehen.

4. Von wem erhält Debitan personenbezogene Daten?

Wir erhalten personenbezogene Daten von:

– Schuldnern;

– (Potenziellen) Auftraggebern im Rahmen des (Inkasso-)Vertrags;

– Öffentlichen Quellen und externen Dienstleistern wie Gerichtsvollziehern, Anwälten und anderen Inkassopartnern.

Soweit unser Auftraggeber selbst die Ziele und Mittel der Datenverarbeitung der personenbezogenen Daten seiner Beziehung festlegt, ist unser Auftraggeber selbst für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten verantwortlich. Wenn dies schriftlich vereinbart wurde, wird Debitan B.V. diese personenbezogenen Daten im Auftrag ihres Auftraggebers als „Auftragsverarbeiter“ verarbeiten.

Auch als Auftragsverarbeiter wird Debitan B.V. nach bestem Wissen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die personenbezogenen Daten vor Verlust oder unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

5. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet Debitan?

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

Schuldner

– Name, Anschrift, Kontaktdaten;

– Geburtsdatum und Geschlecht;

– Daten aus Handelsregisterauszügen;

– Informationen über gelieferte oder zu liefernde Produkte oder erbrachte Dienstleistungen; – Rechnungsbeträge;

– Informationen über Zahlungsverhalten;

– Bankkontonummern;

– E-Mail-Adressen und Inhalte von E-Mails;

– Telefonnummern und Inhalte von Telefonanrufen.

(Potentielle) Auftraggeber

– Name, Anschrift, Kontaktdaten;

– Geburtsdatum und Geschlecht;

– Daten aus Handelsregisterauszügen;

– Bankkontonummern;

– Finanzdaten;

– E-Mail-Adressen und Inhalte von E-Mails;

– Telefonnummern und Inhalte von Telefonanrufen.

6. Verarbeitet Debitan auch besondere personenbezogene Daten?

Debitan verarbeitet nur besondere personenbezogene Daten, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, wenn du uns deine Zustimmung gegeben hast oder wenn du uns darum bittest.

7. Warum benötigt Debitan personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit sie für unsere Dienstleistungen notwendig sind. Wir verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

Credit Management

Was beinhaltet dieser Zweck? Die Dienstleistungen von Debitan zielen darauf ab, sicherzustellen, dass die ausstehenden Rechnungen unserer Auftraggeber so schnell wie möglich bezahlt werden. Debitan sorgt für effektives Credit Management durch eine Synergie aus Prävention und Inkasso, einschließlich:

Das Überprüfen der Richtigkeit der von Auftraggebern eingereichten Dokumente;
Das Versenden von Erinnerungen, Mahnungen und Zahlungsaufforderungen an Schuldner zur Einziehung von Forderungen;
Die Beratung von Auftraggebern hinsichtlich weiterer (gerichtlicher) Schritte;
Die Erstellung von Prozessunterlagen zur Einziehung von Forderungen;
Die Verarbeitung von Rückmeldungen von Schuldner zur korrekten und vollständigen Bearbeitung;
Die Abrechnung der Forderungen an Auftraggeber.

Welche Daten verarbeiten wir dafür?

Von (Potenziellen) Auftraggebern:
Name, Anschrift, Kontaktdaten;
Daten aus Handelsregisterauszügen;
Bankkontonummern;
Finanzdaten;
E-Mail-Adressen und Inhalte von E-Mails;
Telefonnummern und Inhalte von Telefonanrufen.

Von Schuldner:

Name, Anschrift, Kontaktdaten;
Geburtsdatum und Geschlecht;
Daten aus Handelsregisterauszügen;
Informationen über gelieferte oder zu liefernde Produkte oder erbrachte Dienstleistungen;
Rechnungsbeträge
Informationen über Zahlungsverhalten;
Bankkontonummern;
E-Mail-Adressen und Inhalte von E-Mails;
Telefonnummern und Inhalte von Telefonanrufen.

Daten über Zahlungsverhalten

Was beinhaltet dieses Ziel?
Im Rahmen unserer Inkassodienstleistungen führen wir, mit Hilfe von Dritten, Bonitätsprüfungen bei Schuldner durch. Basierend auf den Ergebnissen dieser Bonitätsprüfungen entscheiden wir, ob eine Zahlungsvereinbarung getroffen oder ein gerichtliches Verfahren eingeleitet wird.

Welche Daten verarbeiten wir dafür?

Von Schuldner:

Name, Anschrift, Kontaktdaten;
Geburtsdatum und Geschlecht;
Rechnungsbeträge.

Verifikation des Schuldners bei Anfragen zur Einsichtnahme, Löschung, Korrektur, Ergänzung oder Sperrung von personenbezogenen Daten

Was beinhaltet dieser Zweck?

Wenn ein Schuldner um Einsichtnahme, Löschung, Korrektur, Ergänzung oder Sperrung seiner personenbezogenen Daten bittet, überprüfen wir anhand einer Kopie seines Reisepasses oder Personalausweises, ob die Anfrage tatsächlich vom betreffenden Schuldner stammt. Sobald die Identität des Schuldners verifiziert ist, wird die Kopie seines Reisepasses oder Personalausweises vernichtet.

Welche Daten verarbeiten wir dafür?

Kopien von Reisepässen oder Personalausweisen (mit geschwärzter Sozialversicherungsnummer und Passfoto).

Verifikation des (potenziellen) Auftraggebers beim Abschluss des (Inkasso)vertrags

Was beinhaltet dieses Ziel?

Wenn ein (Inkasso)vertrag mit einem Auftraggeber abgeschlossen wird, überprüfen wir, ob dieser von einer dazu berechtigten Person unterzeichnet wurde.

Welche Daten verarbeiten wir dafür?

Name, Anschrift, Kontaktdaten;
Daten aus Handelsregisterauszügen.

Verbesserung und Sicherstellung der Qualität unserer Dienstleistungen

Was beinhaltet dieses Ziel?

Um Ihnen weiterhin einen guten Service bieten zu können, arbeiten wir kontinuierlich an der Entwicklung und Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen.

Welche Daten verarbeiten wir dafür?

Name, Anschrift, Kontaktdaten;
E-Mail-Adressen und Inhalte von E-Mails;
Telefonnummern und Inhalte von Telefonanrufen.
Kaufhistorie

Für Werbe- und Marketingzwecke

Was beinhaltet dieses Ziel? Wir können Ihre personenbezogenen Daten für Werbe- oder Marketingzwecke verarbeiten. Zum Beispiel, um Sie über ein neues Produkt zu informieren, das für Sie möglicherweise interessant ist. Oder um besser auf Ihre Wünsche eingehen zu können.

Welche Daten verarbeiten wir dafür?

Name, Anschrift, Kontaktdaten;
E-Mail-Adressen und Inhalte von E-Mails;
Telefonnummern und Inhalte von Telefonanrufen.
Kaufhistorie

Wenn Sie nicht zu Werbezwecken kontaktiert werden möchten, können Sie dies durch eine E-Mail an info@debitan.nl angeben.

Für Archivierungszwecke

Wir archivieren nicht mehr personenbezogene Daten als notwendig im Rahmen der oben genannten Zwecke. Wenn wir die Daten nicht für diese Zwecke aufbewahren, können wir sie dennoch für Archivierungszwecke aufbewahren. Das bedeutet, dass sie nur noch bei rechtlichen Verfahren oder für historische, statistische oder wissenschaftliche Zwecke verwendet werden.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck verwenden möchten als den, für den sie ursprünglich verarbeitet wurden, können wir dies nur tun, wenn zwischen beiden Zwecken eine enge Verbindung besteht.

8. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet Debitan personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere, weil diese Verarbeitung zur Durchführung des (Inkasso)vertrags und des Vertrags zwischen Auftraggeber und Schuldner erforderlich ist. Wir verarbeiten auch personenbezogene Daten, weil diese Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen von Debitan erforderlich ist.

9. An wen gibt Debitan personenbezogene Daten weiter?

Manchmal beauftragen wir Dritte, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Dies geschieht beispielsweise zur Durchführung des (Inkasso)auftrags (z. B. Anwälte, Gerichtsvollzieher und andere Inkasso-Partner) oder zu Werbe- und Marketingzwecken. Ein Auftrag wird nur an Dritte vergeben, wenn sie nachweislich angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen haben und die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten.

10. Wie lange bewahrt Debitan personenbezogene Daten auf?

Ihre personenbezogenen Daten werden sorgfältig aufbewahrt und nicht länger als für den Zweck, für den sie verarbeitet wurden, erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt so lange wie erforderlich für die Einziehung der Forderung und die Abwicklung eventueller Streitigkeiten im Zusammenhang mit Forderungen oder so lange wie erforderlich gemäß einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf des genannten Zeitraums können die personenbezogenen Daten unbefristet zu Zwecken der Streitbeilegung, statistischen oder historischen Forschung oder Archivverwaltung archiviert werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Aufbewahrung einer Forderungsverwaltung beträgt 7 Jahre.

11. Wie schützt Debitan personenbezogene Daten?

Debitan hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um personenbezogene Daten vor Verlust oder unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

Innerhalb von Debitan können Ihre personenbezogenen Daten nur von Mitarbeitern verwendet werden, die aus Gründen ihrer Funktion darauf zugreifen müssen. Unsere Mitarbeiter sind zur Geheimhaltung verpflichtet.

12. Kann ich einsehen, welche personenbezogenen Daten Debitan von mir verarbeitet?

Ja, Sie haben in angemessenen Abständen das Recht auf Einsicht. Sie können eine Übersicht über die personenbezogenen Daten, die über Sie verarbeitet wurden, über info@debitan.nl anfordern.

Wenn die Daten nicht korrekt sind oder Sie der Meinung sind, dass sie nicht verarbeitet werden müssen, können Sie über info@debitan.nl einen Antrag auf Änderung, Ergänzung oder Löschung stellen. Fragen oder Beschwerden über die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie ebenfalls über die genannte E-Mail-Adresse einreichen. Wir werden Ihnen dann schnellstmöglich antworten.

Um Ihre Identität feststellen zu können, bitten wir Sie, Ihren Antrag mit einer ordnungsgemäßen Kopie Ihres Reisepasses oder Personalausweises zu versehen. Wir bitten Sie, Ihre Sozialversicherungsnummer und Ihr Passfoto zu schwärzen. Soweit Sie dies nicht selbst tun, werden wir es tun.

13. Kann Debitan diese Datenschutzerklärung ändern?

Debitan behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung aufgrund neuer Entwicklungen zu ändern. Es empfiehlt sich daher, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu konsultieren. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im Jahr 2023 aktualisiert.