Je weet het zelf ook wel: een gezonde cashflow is essentieel voor elke onderneming. Maar wat als je klanten hun facturen te laat of helemaal niet betalen? Goed debiteurenbeheer helpt dit te voorkomen en zorgt ervoor dat je sneller je geld ontvangt, zonder klantrelaties onder druk te zetten. In deze blog bespreken we praktische strategieën en slimme benaderingen.
Waarom goed debiteurenbeheer belangrijk is
Te laat betaalde facturen kunnen grote problemen veroorzaken. Je kunt zelf in de knel komen met betalingen en kostbare tijd verliezen aan het najagen van openstaande rekeningen. Met een gestructureerde aanpak voorkom je cashflowproblemen en houd je controle over je inkomsten.
Strategieën voor effectief debiteurenbeheer
Een goed systeem voor debiteurenbeheer bestaat uit meerdere onderdelen:
Duidelijke betaalvoorwaarden
Zorg dat klanten precies weten wat er van hen verwacht wordt. Vermeld op de factuur:
- De betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen).
- Eventuele gevolgen bij te late betaling (rente of extra kosten).
- De juiste betaalgegevens en een duidelijke omschrijving van de dienst of het product.
Heldere voorwaarden verkleinen de kans op misverstanden en vertragingen. Wat soms ook handig kan zijn, is het bedrag of belangrijke getallen op de factuur in het rood te zetten. Dat is een activerende kleur.
Proactieve opvolging
Wacht niet tot je klant na een maand niet betaald heeft. Stuur een vriendelijke herinnering kort voor of net na de vervaldatum. Dit kan met:
- Een automatische e-mail
- Een telefoontje of appje
- Een kort bezoekje bij belangrijke klanten
Veel bedrijven vergeten dat een simpele herinnering op tijd al veel problemen kan voorkomen. En zolang je altijd uitgaat van het positieve, hoeft zo’n reminder helemaal geen nare bijsmaak op te leveren. Iedereen vergeet weleens wat, toch?
Automatisering
Gebruik software voor debiteurenbeheer om facturen en herinneringen automatisch te versturen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een strak proces. Debitan koppelt eenvoudig aan je boekhouding en bank, zodat je real-time inzicht hebt in openstaande bedragen.
Hoe ga je om met lastige debiteuren?
Soms betalen je klanten ook niet na jouw vriendelijke herinnering. We postten er laatst al iets over op LinkedIn. Irritant, maar ook debiteuren die niet willen betalen moeten je betalen. Er zit dan maar één ding op:
Persoonlijk contact zoeken
Een telefoontje werkt vaak beter dan een e-mail. Vraag vriendelijk naar de reden en kijk of er een oplossing is. Soms is een klant de factuur gewoon vergeten. Heeft je klant een andere reden, dan is dít je moment om alsnog klantenservice te leveren.
De juiste toon hanteren
Blijf professioneel en vriendelijk en vooral geduldig. Wees ook duidelijk over de consequenties van te laat betalen. Laat merken dat je begrip hebt, maar dat er ook gewoon betaald moet worden, linksom of rechtsom.
Betalingsregeling als laatste redmiddel
Als een klant echt niet ineens kan betalen, kun je een betalingsregeling voorstellen. Leg dit schriftelijk vast en zorg ervoor dat de klant zich eraan houdt. Wanneer een termijn wordt gemist, kun je direct contact zoeken.
Voorkomen is beter dan genezen
Goed debiteurenbeheer begint bij de selectie van je klanten. Voorkom problemen door:
- Een kredietcheck te doen bij nieuwe klanten. Dit geeft inzicht in hun betalingsgedrag. Know your Customer, noemen we dat. We hebben daar een speciale module voor.
- Met een aanbetaling te werken bij grote opdrachten. Zo ga je pas van start nadat het eerste deel binnen is.
- Snelle betalers te belonen. Met een kleine korting bijvoorbeeld, maar ook een bedankje is al extra aandacht!
Conclusie
Met duidelijke afspraken, slimme automatisering en actieve opvolging houd je controle over je debiteuren. Zo blijft je cashflow gezond en voorkom je onnodige frustraties. Zo waarborg je de goede relatie met je klant én een gezond bedrijf. Wil je je debiteurenbeheer gaan automatiseren of wil je weten wat Debitan voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vandaag nog contact met ons op!