Als je jouw eigen domein gebruikt dient er een SPF record aangemaakt/aangepast te worden. Je dient dan include:authsmtp.com toe te voegen aan het v=spf1 record
2. CONTACTPERSONEN
Wie worden onze vaste contactpersonen binnen jullie bedrijf?
Wanneer wij vragen hebben vragen wij altijd de bewijsstukken op bij de debiteur als wij die hebben nemen wij indien nodig contact met jullie op. Daarvoor willen wij graag 1 of meerdere contactpersonen aan wie wij die vragen kunnen stellen.
3. LOGO
Op de uitingen die wij namens jouw bedrijf doen, zetten we jouw logo. Voor de herkenbaarheid en omdat het veel professioneler staat. Daarom ontvangen we graag een logo in hoge resolutie in JPG formaat, met een transparante achtergrond.
4. OPEN BANKING
Open banking is een directe koppeling met je bank wij kunnen dan de afschriften vrijwel real time opvragen en verwerken. Daarmee krijg je dagelijks de betalingen binnen en deze kunnen wij verwerken in je boekhouding. Er zijn extra kosten aan verbonden. Als je gekoppeld bent aan de boekhouding gaan wij ervan uit dat betalingen daarvandaan komen en open banking niet nodig is.
6. KOPPELING BOEKHOUDING OF AANLEVEREN IMPORTBESTAND
Voor de koppeling met je boekhoudpakket hebben wij een aantal gegevens van je nodig. Deze kun je zelf invullen, wanneer je ingelogd bent in Debitan. In de bovenste werkbalk ga je naar
‘Instellingen’. Selecteer het tabblad ‘Externe boekhouding’. Vul vervolgens de ontbrekende gegevens in en vooral je gebruikersnaam, wachtwoord en administratiecode. Deze worden gecodeerd opgeslagen en zijn voor ons niet te bekijken.
11. BEDRIJFSVOERING
Daarnaast is het belangrijk dat we exact weten voor wie we werken en hoe de dienstverlening in elkaar steekt. Uiteraard kennen we je al een beetje, maar als je ons kort kunt uitleggen hoe jullie bedrijfscultuur eruit ziet, wie je klanten zijn en welke diensten of producten je levert, dan weten we alle belangrijke zaken!
13. ONLINE BETALINGEN ONTVANGEN
Via Debitan kun je in alle uitgaande berichten, zoals e-mail, SMS of Whatsapp een betaallink meesturen. Je klanten zullen dan veel sneller betalen, het systeem werkt heel makkelijk en je betaalt alleen bij gebruik. Dit doen we met jouw Payment Service Provider of een Provider van Debitan. Zelf maken wij gebruik van Mollie of EMS pay. Je kunt ook zelf een account aanvragen via Mollie. Voor EMS Pay nemen wij contact met je op. Wij helpen je natuurlijk graag bij de aanvraag.
14. AUTOMATISCHE INCASSO
Maak je gebruik van automatische incasso, dan kan dat nog steeds met Debitan. Wij stellen alles voor je in aan de hand van je incassocontract. Als dit klaar is, ontvang je automatisch de incassobestanden die je snel en eenvoudig naar je bank kunt sturen. Als wij dat doen op jouw IBAN, dan hebben wij daarvoor de volgende gegevens nodig, deze zijn allemaal te vinden op je incassocontract:
15. WIJZIGING SPF-RECORD IN HET DNS DOORVOEREN
Wij versturen mails namens jou en om dat te doen moet er een zogenaamd SPF-record worden toegevoegd aan het DNS, zet namen van computers om in numerieke adressen of omgekeerd. Hoe het precies werkt, maakt verder niet uit.
Omdat wij e-mails gaan versturen namens jou, is het belangrijk dat de mailservers die wij gebruiken worden opgenomen in het SPF-record van jouw domein. Dan is de kans dat betalingsherinneringen bij jouw debiteuren in de spamfolder terecht komen, minder groot.
Deze tekst moet worden toegevoegd aan het SPF-record: include:authsmtp.com.
Hoe wordt een SPF-record gebruikt?
Wanneer iemand een e-mail ontvangt die namens jouw domein is verzonden, dan controleert de e-mailprovider van de ontvanger eerst of de mailserver die hiervoor is gebruikt, is opgenomen in het SPF-record. Als dat zo is, betekent dat dat deze e-mail namens jouw domein verzonden mocht worden. Hij wordt dan eerder goedgekeurd en doorgestuurd naar de inbox van de ontvanger. Is dat niet zo? Dan wordt de mail naar de spamfolder gestuurd of zelfs geweigerd. Omdat jij niet wilt dat facturen en betalingsherinneringen in de spam van jouw klant terecht komen, is het belangrijk dat deze gegevens goed staan!
