Onboarding Debitan & Grayhams

Graag ontvangen wij de volgende gegevens van je:

Op de uitingen die wij namens jouw bedrijf doen, zetten we jouw logo. Voor de herkenbaarheid en omdat het veel professioneler staat. Daarom ontvangen we graag een logo in hoge resolutie in JPG formaat, met een transparante achtergrond.

Heb je al een incassopartner dan vernemen wij graag wie dat is en wie de contactpersoon is. Daarnaast hebben we het telefoonnummer en e-mailadres nodig voor het aanleveren van dossiers.

Daarnaast is belangrijk dat wanneer wij het beheer (tijdelijk) overnemen we exact weten voor wie we werken en hoe de dienstverlening in elkaar steekt. Uiteraard kennen we je al een beetje, maar als je ons kort kunt uitleggen hoe jullie bedrijfscultuur eruit ziet, wie je klanten zijn en welke diensten of producten je levert, dan weten we alle belangrijke zaken!

In onze mailing kunnen wij bestanden meesturen die onderaan de mail terecht komen. Dit kunnen bijvoorbeeld de algemene voorwaarden zijn maar ook de meegestuurde factuur. Of beide!

Via Debitan kun je in alle uitgaande berichten, zoals e-mail, SMS of Whatsapp een betaallink meesturen. Je klanten zullen dan veel sneller betalen, het systeem werkt heel makkelijk en je betaalt alleen bij gebruik. Dit doen we met jouw Payment Service Provider of een Provider van Debitan. Zelf maken wij gebruik van Mollie of EMS pay. Je kunt ook zelf een account aanvragen via Mollie. Voor EMS Pay nemen wij contact met je op. Wij helpen je natuurlijk graag bij de aanvraag.

Maak je gebruik van automatische incasso, dan kan dat nog steeds met Debitan. Wij stellen alles voor je in aan de hand van je incassocontract. Als dit klaar is, ontvang je automatisch de incassobestanden die je snel en eenvoudig naar je bank kunt sturen. Als wij dat doen op jouw IBAN, dan hebben wij daarvoor de volgende gegevens nodig, deze zijn allemaal te vinden op je incassocontract:

Wij versturen mails namens jou en om dat te doen moet er een zogenaamd SPF-record worden toegevoegd aan het DNS, zet namen van computers om in numerieke adressen of omgekeerd. Omdat wij e-mails gaan versturen namens jou, is het belangrijk dat de mailservers die wij gebruiken worden opgenomen in het SPF-record van jouw domein. Dan is de kans dat betalingsherinneringen bij jouw debiteuren in de spamfolder terecht komen, minder groot. Deze tekst moet worden toegevoegd aan het SPF-record: include:authsmtp.com. Vraag jullie IT-beheerder om dit aan te passen.

Een SPF-record is een klein bestand op je domein (dat is het gedeelte achter het @-symbool in je e-mailadres; bij ons is dat bijvoorbeeld debiteuren365.nl). In dit bestand wordt bijgehouden welke mailservers namens je domein e-mail mogen verzenden.

Wanneer iemand een e-mail ontvangt die namens jouw domein is verzonden, dan controleert de e-mailprovider van de ontvanger eerst of de mailserver die hiervoor is gebruikt, is opgenomen in het SPF-record. Als dat zo is, betekent dat dat deze e-mail namens jouw domein verzonden mocht worden. Hij wordt dan eerder goedgekeurd en doorgestuurd naar de inbox van de ontvanger. Is dat niet zo? Dan wordt de mail naar de spamfolder gestuurd of zelfs geweigerd. Omdat jij niet wilt dat facturen en betalingsherinneringen in de spam van jouw klant terecht komen, is het belangrijk dat deze gegevens goed staan!

Voor het importeren van jouw facturen in PDF bieden wij een aantal opties: