Onboarding Debitan

Wir würden gerne die folgenden Angaben von Ihnen erhalten:

Wer werden unsere ständigen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen sein?

Wenn wir Fragen haben, fordern wir immer die Belege vom Schuldner an. Wenn wir sie haben, werden wir uns bei Bedarf mit Ihnen in Verbindung setzen. Hierfür benötigen wir 1 oder mehrere Ansprechpartner, an die wir diese Fragen richten können.

Auf den Ausdrücken, die wir im Namen Ihres Unternehmens machen, bringen wir Ihr Logo an. Zur Wiedererkennung und weil es viel professioneller aussieht. Daher möchten wir ein hochauflösendes Logo im JPG-Format mit transparentem Hintergrund erhalten.

Open Banking ist eine direkte Verbindung zu Ihrer Bank, über die wir Auszüge nahezu in Echtzeit abrufen und verarbeiten können. Damit erhalten Sie täglich Zahlungen und wir können diese auf Ihren Konten verarbeiten. Es fallen zusätzliche Kosten an. Wenn Sie mit der Buchhaltung verbunden sind, gehen wir davon aus, dass die Zahlungen von dort kommen und Open Banking nicht notwendig ist.

Um eine Verbindung mit Ihrem Buchhaltungspaket herzustellen, benötigen wir einige Informationen von Ihnen. Sie können diese selbst eingeben, wenn Sie bei Debitan angemeldet sind. Gehen Sie in der oberen Symbolleiste auf 'Einstellungen'. Wählen Sie die Registerkarte 'Externe Buchhaltung'. Geben Sie dann die fehlenden Daten ein, insbesondere Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und Ihren Administrationscode. Diese werden verschlüsselt gespeichert und können von uns nicht eingesehen werden.

Wenn Sie bereits einen Sammelpartner haben, teilen Sie uns bitte mit, um wen es sich handelt und wer die Kontaktperson ist. Darüber hinaus benötigen wir die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse für die Übermittlung der Dateien.

Für uns ist es auch wichtig, genau zu wissen, für wen wir arbeiten und wie die Dienstleistungen aussehen. Natürlich kennen wir Sie schon ein wenig, aber wenn Sie uns kurz erklären können, wie Ihre Unternehmenskultur aussieht, wer Ihre Kunden sind und welche Dienstleistungen oder Produkte Sie anbieten, wissen wir alles Wichtige!

In unserem Mailing können wir Dateien beifügen, die unten in der Mail landen. Das können z.B. die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sein, aber auch die beigefügte Rechnung. Oder beides!

Mit Debitan können Sie einen Zahlungslink in alle ausgehenden Nachrichten einfügen, z.B. in E-Mails, SMS oder Whatsapp. Ihre Kunden zahlen dann viel schneller, das System funktioniert ganz einfach und Sie zahlen nur, wenn Sie es nutzen. Wir tun dies mit Ihrem Zahlungsdienstleister oder einem Debitan Provider. Wir selbst verwenden Mollie oder EMS pay. Sie können auch selbst ein Konto über Mollie beantragen. Für EMS Pay werden wir Sie kontaktieren. Wir helfen Ihnen natürlich gerne bei der Beantragung.

Wenn Sie das Lastschriftverfahren nutzen, können Sie dies auch weiterhin mit Debitan tun. Wir richten alles für Sie ein, basierend auf Ihrem Lastschriftvertrag. Sobald dies geschehen ist, erhalten Sie automatisch die Lastschriftdateien, die Sie schnell und einfach an Ihre Bank senden können. Wenn wir dies auf Basis Ihrer IBAN tun, benötigen wir dafür die folgenden Daten, die Sie alle in Ihrem Lastschriftvertrag finden:

Wir versenden Mails in Ihrem Namen und dazu muss ein so genannter SPF-Eintrag zum DNS hinzugefügt werden, der Namen von Computern in numerische Adressen umwandelt oder andersherum. Wie genau das funktioniert, spielt ansonsten keine Rolle. Da wir die E-Mails in Ihrem Namen versenden, ist es wichtig, dass die von uns verwendeten Mailserver im SPF-Eintrag Ihrer Domain enthalten sind. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Zahlungserinnerungen im Spam-Ordner Ihrer Schuldner landen. Dieser Text sollte dem SPF-Eintrag hinzugefügt werden: include:authsmtp.com.

Ein SPF-Eintrag ist eine kleine Datei auf Ihrer Domain (das ist der Teil nach dem @-Symbol in Ihrer E-Mail-Adresse; in unserem Fall ist es zum Beispiel debtors365.co.uk). In dieser Datei wird festgehalten, welche Mailserver E-Mails im Namen Ihrer Domäne versenden dürfen.

Wenn jemand eine im Namen Ihrer Domain gesendete E-Mail erhält, prüft der E-Mail-Provider des Empfängers zunächst, ob der zu diesem Zweck verwendete Mailserver im SPF-Eintrag enthalten ist. Wenn dies der Fall ist, bedeutet dies, dass diese E-Mail im Namen Ihrer Domäne gesendet werden durfte. Es ist dann wahrscheinlicher, dass sie genehmigt und an den Posteingang des Empfängers weitergeleitet wird. Ist sie es nicht? Dann wird die E-Mail an den Spam-Ordner geschickt oder sogar abgelehnt. Da Sie nicht wollen, dass Rechnungen und Zahlungserinnerungen im Spam-Ordner Ihres Kunden landen, ist es wichtig, dass diese Angaben korrekt sind!

Wir bieten eine Reihe von Optionen für den Import Ihrer Rechnungen im PDF-Format: