Veiliger voor debiteuren en beter voor jou. Sinds 1 april 2024 geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Deze nieuwe wet zet een streep door onprofessionele of onduidelijke incassopraktijken en dwingt bedrijven die vorderingen innen om transparanter, zorgvuldiger én menselijker te werken. Hélemaal in ons straatje, maar wat betekent het voor jou als ondernemer?
Misschien denk je dat het alleen relevant is voor incassobureaus. Toch heeft de Wki ook directe gevolgen voor jouw debiteurenbeheer. Zeker als je zelf herinneringen stuurt of samenwerkt met een externe partij, zoals Debitan. Hoog tijd dus om te weten waar je aan toe bent.
Wat is de Wet kwaliteit incassodienstverlening?
De Wet kwaliteit incassodienstverlening is bedoeld om consumenten te beschermen tegen buitensporige kosten, gebrekkige informatie of onredelijke druk tijdens een incassotraject. De wet geldt voor alle bedrijven die incasseren bij consumenten, dus ook als je als ondernemer producten of diensten levert aan particulieren.
Oftewel: de Wki moet zorgen voor meer kwaliteit, duidelijkheid en zorgplicht bij het innen van openstaande facturen. Een menselijkere aanpak dus.
Wat verandert er?
De Wki bevat een aantal concrete eisen en verplichtingen voor partijen die vorderingen innen bij consumenten:
-
Vergunningsplicht voor incassodienstverleners
-
Transparantie over kosten en rente
-
Verplichte klachtenregeling
-
Registratie in een kwaliteitsregister
-
Duidelijke, respectvolle communicatie richting debiteuren
Dit geldt niet alleen voor incassobureaus, maar ook voor organisaties die zelf invorderingen doen – zoals webshops, zorginstellingen, energiemaatschappijen en zzp’ers. Eigenlijk voor heel veel bedrijven dus!
Wat betekent dit voor jouw debiteurenbeheer?
Werk jij met particulieren of kleine zelfstandigen zonder KvK-registratie? Dan moet je je debiteurenbeheer toetsen aan de nieuwe eisen. Dat betekent onder meer:
-
Geen vage aanmaningen of juridische dreigementen
-
Duidelijke uitleg over wat er openstaat, welke kosten gelden en wat de betaaltermijn is
-
Voldoende tijd geven om te reageren of te betalen
-
Correcte opvolging van herinneringen en incassotrajecten
Ook als je samenwerkt met een incassopartner, is het jouw verantwoordelijkheid om te controleren of deze partij Wki-geregistreerd is. Fouten in de procedure kunnen immers ook jouw bedrijfsreputatie schaden. Debitan is Wki-geregistreerd en onze medewerkers hebben allemaal de opleiding Wki Incasso Basis afgerond.
De Wet kwaliteit incassodienstverlening dwingt mensgericht incasseren af
Wat de Wet kwaliteit incassodienstverlening wettelijk verplicht stelt, doen wij bij Debitan al jaren. We hebben respect voor de klant van onze klant, jouw debiteur dus. We communiceren transparant met jou én je klant én we zorgen voor snelle opvolging, waarbij we aandacht hebben voor de relatie tussen jou en je klant.
Incasseren is geen kwestie van druk uitoefenen, maar van slim communiceren. Door duidelijk en menselijk te blijven, krijg je sneller betaald zonder de klantrelatie te beschadigen.
Wat kun jij nu doen?
Doorloop het stappenplan om te bepalen wat je nu het best kunt doen:
-
Bepaal of de Wki op jouw klanten van toepassing is. Lever je aan consumenten? Dan: ja.
-
Check je huidige herinneringsproces. Zijn je brieven begrijpelijk en volledig?
-
Controleer je incassopartner. Is deze geregistreerd onder de Wki?
-
Zorg voor transparantie. Geef duidelijkheid over kosten, rente en termijnen.
-
Zorg voor een klachtenprocedure. Ook dat is verplicht onder de Wki.
Debitan heeft het onder controle
Bij Debitan zijn we geregistreerd en volledig compliant met de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Maar belangrijker nog: onze werkwijze is altijd al mensgericht geweest. Jij houdt het volledige overzicht via ons platform, terwijl wij de communicatie met je klanten netjes en correct afhandelen. Zo voorkom je niet alleen juridische fouten, maar bouw je ook aan vertrouwen en langdurige relaties.
De Wki verandert het speelveld in incassoland. Zolang je je daarop instelt is dat helemaal prima voor iedereen. Wil je zonder zorgen blijven incasseren én je klant netjes blijven behandelen? Neem contact met ons op! We denken graag met je mee!