Moet jij regelmatig achter je klanten aan omdat ze te laat betalen? Dan ben je niet de enige. Veel bedrijven maken onbewust dezelfde fouten in hun debiteurenbeheer. Gelukkig kun je die makkelijk voorkomen. Wij hebben de 10 meest gemaakte fouten in debiteurenbeheer voor je op een rijtje gezet, inclusief hoe je ze kunt voorkomen. Dan moeten je klanten straks achter jou aan, omdat ze nóg meer bij je willen afnemen.
1. Facturen worden te laat verstuurd
Veel bedrijven stellen het versturen van facturen uit. Drukte, vergeten of wachten op een PO-nummer; het gebeurt allemaal. Maar hoe later jij factureert, hoe later je betaald wordt. Maak factureren onderdeel van je wekelijkse routine en zorg dat dat in de hele organisatie duidelijk is. Doorpakken op je cashflow!
2. Onduidelijkheid over betaaltermijnen
“Betaal binnen 14 dagen” klinkt duidelijk, maar als het niet zwart-op-wit staat, gaan klanten daar anders mee om. Het moet niet te vrijblijvend zijn. Wees concreet: zet duidelijke betaaltermijnen op je factuur én in je offerte.
3. Er is geen opvolging na facturatie
Een factuur sturen en afwachten is geen strategie. Plan een vaste opvolging in. Bijvoorbeeld een herinnering na 7 of 14 dagen en een telefoontje na 14 of 21. Zo houd jij de regie over je debiteurenbeheer én krijgt je klant niet de kans je te vergeten!
4. Herinneren is ongemakkelijk
Veel ondernemers vinden het lastig om klanten aan te spreken op achterstallige betalingen. Begrijpelijk, maar niet handig. Een vriendelijke herinnering is normaal en professioneel. Hoe eerder je aan de bel trekt, hoe groter de kans op snelle betaling. Bovendien is ieder contactmoment een kans om het verschil te maken.
5. Er is geen vaste procedure voor debiteurenbeheer
Zonder duidelijke procedure is het iedere keer weer zoeken: wanneer stuur je een herinnering, wie belt er en wat als iemand niet betaalt? Een vaste werkwijze bespaart tijd én discussie. Tip: leg je stappenplan vast, zodat collega’s er ook mee aan de slag kunnen.
6. Je bent coulant, omdat je je klant aardig vindt
Uit coulance wachten veel bedrijven extra lang met herinneren. Vooral bij vaste klanten. Maar je loopt zelf risico. Je kunt aardig blijven én professioneel zijn. Houd je gewoon aan je afspraken. Geldt ook voor je klant!
7. De klant kan niet betalen
Doe je een grote klus voor een nieuwe klant? Check dan vooraf of ze financieel gezond zijn. Een simpele kredietcheck kan je een hoop ellende besparen. Vertrouwen is goed, controleren is slimmer.
8. Er staan fouten op de factuur
Een verkeerde bedrijfsnaam, missend PO-nummer of een tikfout in het bedrag? Dan blijft je factuur liggen. Niet alle bedrijven komen dan zelf bij je terug. Controleer je facturen altijd dubbel. Of gebruik software die je helpt om fouten te voorkomen.
9. De debiteurenadministratie gaat handmatig
Excel-lijstjes en losse e-mails gebruiken voor facturatie en debiteurenadministratie is vragen om problemen. Met de juiste software automatiseer je je debiteurenbeheer. Minder werk, minder fouten, sneller betaald.
10. Onduidelijke communicatie binnen het bedrijf
Als sales iets toezegt en finance weet van niks, ontstaan er misverstanden. Zorg voor duidelijke communicatie binnen je team. Zo voorkom je dat klanten dubbele afspraken maken of verkeerde informatie krijgen.
Slimmer omgaan met je debiteurenbeheer? Met Debitan krijg je meer controle, overzicht, structuur en automatisering. Kortom: grip op je openstaande facturen én meer rust in je hoofd. En als je je debiteurenbeheer uitbesteedt, wordt het nog makkelijker. Vraag een vrijblijvende demo aan en ervaar hoe ook jij geen last meer hebt van onbetaalde facturen.